Managementassistent Laboratoriumgeneeskunde

Zie jij overzicht waar anderen drukte ervaren en wil je bijdragen aan de zorg van morgen? Als jij niet alleen regelt, maar vooruitdenkt, dan zoeken we jou als managementassistent bij Laboratoriumgeneeskunde.

Maak impact in de zorg van morgen

De afdeling Laboratoriumgeneeskunde van het UMCG zoekt een managementassistent die vanuit het bedrijfsbureau primair de clustermanager (manager bedrijfsvoering) ondersteunt. Je brengt rust, overzicht en voortgang in een dynamische academische zorgomgeving: je bewaakt agenda, acties en informatie, denkt vooruit en regelt wat nodig is.

Je werkt nauw samen met de managementassistent van het afdelingshoofd. Jullie zijn elkaars back-up en borgen samen de continuïteit van de ondersteuning van het duale afdelingsbestuur. De rol vraagt om vertrouwen, discretie, positieve energie, zelfstandigheid en gevoel voor timing. Vaak heb je aan een half woord genoeg, maar je weet ook wanneer je zaken goed moet afstemmen.

Wat ga je doen

• Je beheert de complexe agenda proactief: je stelt prioriteiten, plant voorbereidingstijd en momenten voor e-mail en opvolging, en houdt afspraken logisch en haalbaar.
• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega's binnen de afdeling, het cluster en het UMCG, en legt snel de juiste verbindingen.
• Je organiseert overleggen en bijeenkomsten, bereidt stukken voor, regelt praktische zaken, maakt actie- en besluitenlijsten en bewaakt opvolging en deadlines.
• Je ondersteunt bij correspondentie, presentaties, memo's en speeches, bijvoorbeeld bij bijeenkomsten, jubilea of andere representatieve momenten.
• Je handelt zelfstandig af wat kan en verzorgt secretariële en organisatorische zaken, zoals archivering, bestellingen, reizen en ontvangsten.
• Je gebruikt Microsoft 365 en passende, goedgekeurde AI-tools zoals Copilot slim, kritisch en veilig. Daarbij houd je rekening met vertrouwelijkheid, privacy en informatiebeveiliging en blijf jij zelf aan het stuur.

Werkomgeving

Binnen het cluster Diagnostiek, Advies & Therapie (DAT) werken ca. 2.000 medewerkers. Laboratoriumgeneeskunde is een grote, complexe afdeling waar diagnostiek, zorg, onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering samenkomen. Dat betekent veel dynamiek, verschillende belangen en veel contacten binnen en buiten het UMCG.

De afdeling telt ongeveer 400 medewerkers en bestaat uit drie sectoren: Klinische Chemie, Hematologie en Immunologie. Binnen deze sectoren zijn negen vakinhoudelijke laboratoria actief; ook Afname en Prikdienst, Lab-IT en het bedrijfsbureau maken deel uit van de afdeling. De afdeling is een erkend opleidingscentrum, werkt intensief samen met regionale partners zoals Certe en levert diagnostiek voor het UMCG en andere instellingen.

Je maakt onderdeel uit van het bedrijfsbureau en rapporteert rechtstreeks aan de clustermanager Laboratoriumgeneeskunde. In de praktijk werk je veel samen met het afdelingshoofd, diens managementassistent, stafadviseurs, laboratoriummanagers en collega's binnen het cluster DAT en de UMCG-brede ondersteunende diensten.

Wat vragen wij

Wij zoeken een managementassistent die rust en orde brengt in complexiteit: positief, discreet, digitaal vaardig en scherp op timing. Je denkt vooruit, leert snel, neemt initiatief en voelt goed aan wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer je met wie moet overleggen.

• Je beschikt over aantoonbaar HBO-werk- en denkniveau, bijvoorbeeld door opleiding en/of relevante ervaring in managementondersteuning.
• Je hebt ervaring met ondersteuning van management, bestuur of leidinggevenden in een complexe organisatie; ervaring in een academische zorgomgeving is een pré.
• Je communiceert helder en vriendelijk in het Nederlands en waar nodig in het Engels; je schrijft makkelijk korte teksten, bondige verslagen en weet informatie terug te brengen tot de kern.
• Je bent sterk in plannen, organiseren en prioriteren en houdt overzicht, ook wanneer agenda's, vragen en belangen door elkaar lopen.
• Je bent digitaal vaardig en nieuwsgierig naar nieuwe manieren van werken. Je hoeft geen AI-expert te zijn; belangrijker is dat je nieuwsgierig bent, snel leert en moderne hulpmiddelen zorgvuldig durft te gebruiken.
• Je bent betrouwbaar en representatief, met een benaderbare uitstraling en positieve energie; je denkt vooruit en bent trots als je het werk van het bestuur net wat makkelijker en leuker hebt gemaakt.
• Je staat open voor feedback en ontwikkeling en vindt het leuk om samen met collega's de ondersteuning steeds professioneler en slimmer te maken.

Herken je jezelf in de manier van werken, maar voldoe je niet aan alle punten? Dan nodigen we je van harte uit om toch te reageren.

Wat bieden wij

Een veelzijdige functie tegen het afdelingsmanagement aan, waarin je veel verantwoordelijkheid krijgt en zichtbaar bijdraagt aan het soepel functioneren van de afdeling en aan hoogwaardige, betaalbare zorg. Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor één jaar om te zetten naar een vast dienstverband. Daarnaast bieden wij je 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering en een pensioenopbouw bij het ABP, waarbij 70% van de premie door ons wordt betaald. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).