Senior Personal Assistant Real Estate

Voor onze praktijkgroep Real Estate zoeken wij een ervaren personal assistant (PA). In deze rol werk je voor 2 counsels en ben je het aanspreekpunt voor vragen uit de eigen praktijk, andere praktijkgroepen en overige stafafdelingen. In deze dynamische en veelzijdige werkomgeving, waarin wordt geprocedeerd, geadviseerd en onderhandeld en geen dag hetzelfde is, maak jij met jouw bijdrage het verschil.

Wat ga je doen als Personal Assistant?

Als PA bied je organisatorische en administratieve ondersteuning van het allerhoogste niveau. In onze soms hectische werkomgeving houd jij het hoofd koel en maak je het verschil door overzicht te creëren. Vragen vanuit andere praktijkgroepen en afdelingen weet je te prioriteren en eenduidig te beantwoorden. Daarnaast zorg je zelfstandig voor een adequate overdracht van informatie.

Verder ben je verantwoordelijk voor:

• (Complex) agendabeheer, telefoonafhandeling, postverwerking, termijnenlijsten, voorbereiden van meetings van A tot Z, e-mailbeheer (namens onze advocaten) en persoonlijke administratie van partners en counsels.

• Administratieve taken rondom dossierbeheer en procesdossiers.

• Het controleren van uitgaande documenten op spelling en grammatica. Ook check je of deze documenten de juiste lay-out hebben conform onze huisstijl.

• Het coördineren van het maandelijkse declaratieproces.

• Samen met onze compliance afdeling ben je verantwoordelijk voor het KYC proces.

• Het initiëren van verbeteringen van (administratieve) processen binnen de praktijkgroep.

Dit maakt jou de ideale kandidaat

Als PA bij Houthoff ben je in staat zelfstandig en pragmatisch op effectieve wijze vragen en opdrachten van onze partners en counsels te beantwoorden en te verwerken.

Daarnaast beschik je over:

• Een proactieve houding: je signaleert zelfstandig wat er nodig is, pakt zaken op en stemt waar nodig af met counsel of brengt punten tijdig onder de aandacht.

• Je weet wat het vraagt om te werken binnen een partnerstructuur en jouw communicatieve vaardigheden zijn uitstekend.

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau.

• Je hebt ervaring in soortgelijke rollen, bij voorkeur binnen de advocatuur; ervaring met vastgoed is een pré.

• Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Twijfel je of je voldoet aan alle eisen? Solliciteer toch! Wij kijken graag verder dan alleen werkervaring; persoonlijkheid vinden wij erg belangrijk.

Wat je van ons kunt verwachten?

Naast het maandelijkse salaris ontvang je:

• Vaste dertiende maand, 8% vakantiegeld en pensioenregeling.

• 26,5 vakantiedagen bij fulltime dienstverband.

• Volledige reiskostenvergoeding met het OV. Kom je lopend of met de fiets? Dan ontvang je ook reiskostenvergoeding.

• Gezond ontbijt en lunch tegen een kleine vergoeding.

• Medewerkers kunnen in overleg verlof op een officiële feestdag ruilen voor een andere feestdag die voor hen van persoonlijk belang is.

• Regelmatig leuke events. Denk aan kantoorevenementen en sportactiviteiten (zoals padel, voetbal, yoga, hockey of hardloopevenementen).

Onze mensen bepalen ons succes en wij vinden het belangrijk om te investeren in de professionele en persoonlijke ontplooiing van iedereen die bij Houthoff werkt. Bij Houthoff geef je zelf kleur aan je carrière. Wij staan regelmatig stil bij jouw doelen, groei en ontwikkeling en bieden verschillende opleidingsmogelijkheden aan.

Wie zijn wij?

In totaal werken er ongeveer 90 assistants ((notarial) business assistants en personal assistants) bij Houthoff. Op de werkvloer word je inhoudelijk aangestuurd door de partner/counsel van een praktijkgroep en de overall begeleiding vindt plaats door een teamlead practice group support. Iedere teamlead geeft leiding aan een team van ongeveer 30 assistants. Samen met jou kijken zij hoe jij je verder kunt ontwikkelen, zowel op persoonlijk als zakelijk vlak.

Als senior personal assistant Real Estate werk je samen met twee andere PA’s voor ons vastgoed team gefocust op huurrecht, vastgoed en transacties.