HR & Office Administrator

Bij Vitestro krijg je de kans om je carrière in HR te starten als HR & Office Administrator binnen een dynamisch en groeiend team.

Over Vitestro

Vitestro is een pionier in de toekomst van bloedafname met de Aletta® Autonomous Robotic Phlebotomy Device™ (ARPD™). Dit baanbrekende medische apparaat combineert geavanceerde multimodale beeldvorming (nabij-infrarood, echografie en Doppler-echografie) met robotica en AI om de volledige diagnostische bloedafnameprocedure autonoom uit te voeren.

Door kritieke personeelstekorten in de gezondheidszorg aan te pakken en de patiëntervaring te verbeteren, transformeert Vitestro een van de meest voorkomende en essentiële medische procedures. Met meer dan 90 teamleden en een snelle groei schaalt Vitestro zijn impact op. Nu de eerste apparaten bij klanten zijn geplaatst, wordt het team uitgebreid om een succesvolle implementatie en betrouwbaarheid op lange termijn te garanderen. Bij Vitestro staan continue innovatie en verbetering centraal.

Wat ga je doen?

Als HR & Office Administrator word je een essentieel onderdeel van het team. Je ondersteunt bij verschillende administratieve HR-processen en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Dit is jouw kans om bij te dragen aan zowel de operationele als de menselijke kant van de organisatie. Je komt terecht in een dynamisch HR-team, waar geen dag hetzelfde is en je echt het verschil kunt maken.

• Je zorgt ervoor dat alles op het gebied van salarisadministratie, verlof en personeelsdossiers soepel verloopt. Zo verzamel en lever je tijdig de salarisinput aan de administrateur en houd je verzuimgegevens bij in Nmbrs. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor vragen over loonstroken.
• Je ondersteunt bij het invullen van de 30%-regeling formulieren en zorgt dat deze correct worden afgehandeld. Daarnaast beheer je IND-aanmeldingen en UWV-aanvragen voor verlofregelingen, zodat alles netjes en op tijd geregeld is.
• Het onboarding- en offboarding-proces van nieuwe en vertrekkende collega’s is bij jou in goede handen. Je helpt bij het administratieve proces van nieuwe medewerkers, verzorgt contractverlengingen en stelt contractaanbiedingen op, inclusief aanbiedingen voor nieuwe medewerkers, zodat medewerkers een warm welkom en een nette afronding ervaren.
• Binnen lease en faciliteiten houd jij het overzicht over de autolease-contracten en onderhoud je contact met de leasemaatschappijen.
• Je bent verantwoordelijk voor belangrijke HR-documenten en systemen. Van het opstellen van werkgeversverklaringen tot het regelen van toegangsrechten in systemen zoals SharePoint: jij houdt alles georganiseerd en toegankelijk.
• Je bereidt verjaardagsattenties en kaartjes voor, zodat medewerkers zich gewaardeerd en gezien voelen.

Kortom: een veelzijdige, afwisselende functie waarin je alle facetten van HR ontdekt, je organisatorische talent inzet en tegelijkertijd een belangrijke bijdrage levert aan het welzijn en de beleving van medewerkers. Voor deze rol zoekt Vitestro een multitaskende duizendpoot met uithoudingsvermogen en drive: iemand die werk ziet liggen, dat oppakt en niet wacht tot iemand je aan het werk zet.

Jouw eerste maanden bij Vitestro

• Kennismaken met het HR-team, processen en het bedrijf
• Leren werken met HR-systemen zoals Odoo en SharePoint
• Meelopen met onboarding van nieuwe medewerkers
• Basisvragen van medewerkers leren beantwoorden
• Documenten en personeelsdossiers leren opstellen

Focus: leren, observeren en fouten mogen maken

Daarna ga je zelfstandig ondersteunen en ligt de focus op nauwkeurig werken en routine opbouwen.

Je bent succesvol als je

Na ongeveer vijf maanden draai je actief mee en beheer je vrijwel zelfstandig de HR-administratie, coördineer je meetings, denk je mee over procesverbeteringen, ben je aanspreekpunt voor medewerkers en ondersteun je bij allerlei projecten. Je werkt zelfstandig en bouwt vertrouwen op.

Wie ben jij?

• Nauwkeurig en betrouwbaar. Je werkt zorgvuldig, gaat vertrouwelijk om met informatie en zorgt dat administratieve processen kloppen tot in de details.
• Servicegericht en betrokken. Je vindt het leuk om collega’s te helpen, bent een toegankelijk aanspreekpunt en draagt bij aan een positieve employee experience.
• Leergierig en proactief. Je staat open om nieuwe HR-onderwerpen te leren, pakt werkzaamheden zelfstandig op en ziet kansen om processen te verbeteren.

Je hebt bij voorkeur

• Basiskennis van HR-administratie en arbeidsvoorwaarden, zoals salarisverwerking, verlof, contracten en personeelsdossiers.
• Basiskennis van relevante wet- en regelgeving, waaronder loonbelasting, de 30%-regeling en IND-procedures, of de bereidheid dit snel te leren.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands (B2) en Engels in woord en geschrift.

Wat krijg je daarvoor terug?

• Competitief salaris inclusief pensioenregeling
• 25 vakantiedagen per jaar op basis van een fulltime dienstverband
• Hybride werkmodel
• Samenwerken in een hooggekwalificeerd team vanuit Utrecht
• Regelmatige teamuitjes en een jaarlijks bedrijfsweekend
• Jaarlijks opleidingsbudget van €2000
• Kans om een sleutelrol te spelen in de ontwikkeling van een nieuwe wereldwijde niche: autonome medische robotica

Je komt terecht in een omgeving waarin je echt impact kunt maken, als onderdeel van een groeiende scale-up in de medische technologie. Het team van gedreven en getalenteerde collega’s werkt aan de uitdagingen die komen kijken bij de ontwikkeling, productie en voltooiing van baanbrekende medische apparaten. In een open cultuur wordt gestreefd naar excellentie op alle vlakken, met ruimte voor moed, uitdaging, leren en delen.

Denk je dat je over de juiste kwaliteiten beschikt, maar voldoe je niet aan alle eisen? Solliciteer dan toch gerust. Vitestro hoort graag meer over je interesses en ervaring en bekijkt graag of er een goede match is. Niemand is perfect en sollicitaties met imperfecties zijn welkom. Er is ruimte om te leren en samen te groeien.