Managementassistent

Word de onmisbare schakel binnen een dynamische academische zorgomgeving en ondersteun het management in een organisatie die dagelijks impact maakt op zorg, onderzoek en innovatie.

Je komt terecht bij een toonaangevende organisatie binnen de zorg, waar patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek en innovatie samenkomen. In een dynamische en maatschappelijk relevante werkomgeving werken professionals dagelijks samen aan het verbeteren van de gezondheidszorg en het ontwikkelen van vernieuwende oplossingen voor de toekomst.

De organisatie kenmerkt zich door een professionele, mensgerichte cultuur met veel aandacht voor samenwerking, ontwikkeling en kwaliteit. Binnen deze complexe omgeving krijg je de kans om een belangrijke ondersteunende rol te vervullen en écht bij te dragen aan processen die impact maken op zowel collega’s als patiënten.

Dit ga je doen

Als managementassistent ben je het organisatorische steunpunt van het team. Je werkt nauw samen met de collega's van het support team om administratieve en secretariële taken efficiënt uit te voeren. Je belangrijkste taken zijn plannen, agendabeheer, notuleren en fungeren als spin in het web.

• Agendabeheer van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en afspraken, inclusief het voorbereiden van documenten en presentaties.
• Voorbereiden en distribueren van vergaderstukken en notuleren tijdens bestuursvergaderingen en vergaderingen van de Raad van Toezicht, met zorg voor een goede opvolging van actiepunten.
• Eerste aanspreekpunt voor bezoekers, gasten en leveranciers, inclusief het beheren van in- en uitgaande post en e-mail, het opstellen van correspondentie, het beantwoorden van de telefoon en het doorverwijzen van gesprekken.
• Organiseren van vergaderingen, conferenties en evenementen, waaronder het regelen van locaties, catering, technische voorzieningen en de inzet van collega’s.
• Verantwoordelijk voor documentbeheer, archivering en het up-to-date houden van interne systemen zoals Teams, Procurios en Monday.
• Samen met de office manager zorgen voor een opgeruimde en goed georganiseerde kantoorruimte, het beheren en bestellen van kantoorbenodigdheden en het coördineren van facilitaire diensten, zoals catering.

Functievereisten

• Je hebt hbo werk- en denkniveau en bij voorkeur een opleiding gevolgd in een administratieve of secretariële richting.
• Ervaring in een vergelijkbare functie, waarbij je gewend bent meerdere taken tegelijk op te pakken.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Je kunt goed overweg met het afhandelen van telefoon-, mail- en postverkeer en weet informatie helder over te brengen.
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), ervaring met het toepassen van AI-tools en inzicht in secretariële en organisatorische processen en procedures.
• Je hebt het vermogen om zowel binnen de formele als informele organisatiestructuren effectief te bewegen en zo de gewenste resultaten te bereiken.

Arbeidsvoorwaarden

• Reiskostenvergoeding
• Vakantiegeld van 8%
• Vakantiedagen: 25 dagen