Directiesecretaris

Wil jij werken in het hart van de organisatie, waar strategie, besluitvorming en dagelijkse dynamiek samenkomen? Ben jij iemand die overzicht creëert, processen stroomlijnt, de gemeentesecretaris ontzorgt en wil je meewerken aan complexe organisatiebrede processen, zoals kabinetszaken, procesinrichting en procesverbetering van MT-besluiten? Dan is deze functie iets voor jou.

Wat ga je doen?

In deze functie combineer je twee rollen: managementadviseur en coördinator van het secretariaat. Het grootste deel van je tijd besteed je aan de werkzaamheden van directiesecretaris.

Als directiesecretaris ben jij de spil tussen de gemeentesecretaris, het managementteam en de organisatie. Je zorgt dat besluitvorming soepel verloopt, dat informatie op het juiste moment op de juiste plek is en dat het managementteam optimaal wordt ondersteund. Je combineert strategisch inzicht met organisatorische scherpte en een proactieve werkhouding.

Je werkt hierbij nauw samen met de bestuurssecretaris. Jullie vormen elkaars achtervang op het gebied van bestuurlijke besluitvorming en zijn in staat elkaar bij afwezigheid te vervangen, zodat de continuïteit en kwaliteit van de besluitvorming binnen bestuur en organisatie altijd geborgd blijft.

De werkzaamheden die je gaat uitvoeren:

• Je beheert en bewaakt de jaarplanning voor alle Management (MT)-besluitvorming.
• Je zet je actief in voor de doorontwikkeling van de organisatie.
• Je voert strak regie over het reguliere MT-proces.
• Je houdt MT-leden doelgericht en effectief in hun rol.
• Je zorgt dat MT-besluiten helder, tijdig en eenduidig worden doorgegeven in de organisatie.
• Je bereidt besluiten zorgvuldig voor, toetst ze, legt ze vast en vertaalt ze naar concrete, uitvoerbare afspraken.
• Je bewaakt deadlines, dossiers en vertrouwelijke informatie met grote zorgvuldigheid.
• Je verzorgt proactief samen met de collega’s de interne communicatie over besluiten en hun impact.
• Je ondersteunt bij strategische trajecten, bijeenkomsten en overleggen.
• Je ontwikkelt beleid voor complexe organisatiebrede processen, zoals kabinetszaken, procesinrichting en procesverbetering van MT-besluiten.

Daarnaast ben je als coördinator van het secretariaat verantwoordelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor complexe vraagstukken. Het (bestuurs)secretariaat bestaat uit nog zes collega’s en ondersteunt de burgemeester, wethouders en het MT. Ook verzorgt het team de kabinetszaken.

• Coördineren van het werk: bewaken van prioriteiten, overzicht houden en zorgen dat verzoeken goed worden opgepakt.
• Indien nodig meewerken op het bestuurssecretariaat om continuïteit te waarborgen.
• Continu verbeteren van werkprocessen op basis van inzicht in rollen en verantwoordelijkheden.
• Uitvoeren van financiële en personele taken voor het team.