Project administrateur

Functieomschrijving

Geavanceerde applicaties en systemen zijn binnen de Dienst Justitiële Inrichtingen niet weg te denken. Want ook al speelt ons werk zich vaak achter muren en gesloten deuren af, een diverser applicatielandschap dan dat van ons vind je bijna nergens in Nederland.

Bij de Directie Informatievoorziening (DI) draait alles om het leveren van hoogwaardige IV-projecten die de organisatie vooruithelpen. Als Project administrateur bewaak en coördineer je de projectenadministratie, met als doel dat we te allen tijde in control zijn. Een belangrijke rol, want samen met je collega-administrateur zijn jullie het kloppend hart van de afdeling.

Je werkt in het PMO-team binnen de afdeling Project Management en Implementatie. Binnen dit team zijn verschillende expertises werkzaam die ondersteuning leveren bij het realiseren van IV-projecten binnen DJI.

De Project Administrateur is verantwoordelijk voor het uitvoeren en beheren van alle voorkomende werkzaamheden binnen een projectadministratie. Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Controleert en coördineert de input en output van de projectadministratie op kwaliteit en kwantiteit;
• Controleert en coördineert het proces met betrekking tot externe inhuur van de directie, waarbij je deels ook werkzaamheden zult uitvoeren bij de Inhuurdesk;
• Heeft een adviserende en signalerende taak richting Coördinator PMO en Project- en Quality Control;
• Is verantwoordelijk voor de werkzaamheden omtrent de maandafsluiting;
• Draagt zorg voor de continuïteit en optimalisatie van de financieel-administratieve processen voor projecten;
• Beheert de administratie met het beschikbare projectmanagementsysteem (Fortes Change Cloud en Leonardo/Oracle).

Deze nieuwe functie is een uitbreiding op een reeds bestaande functie. En dat is hard nodig, want als organisatie zijn we continu in beweging, net als het groeiende takenpakket van onze administrateur. Dit betekent dat we gaandeweg een goede verdeling afstemmen, maar je wel de gehele administratie kunt uitvoeren.

Gunstige arbeidsvoorwaarden

Bij DJI vinden we het belangrijk dat jij je werk goed kunt doen én met plezier naar je werk gaat. Daarom bieden we veel voordelen die je helpen in je dagelijkse werk én in je ontwikkeling.

Individueel keuzebudget (IKB)

Met het Individueel keuzebudget (IKB) kies je zelf hoe je jouw arbeidsvoorwaarden inzet. Het IKB bestaat uit je vroegere vakantiegeld en eindejaarsuitkering en kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen.

Je kunt dit budget gebruiken voor bijvoorbeeld extra verlofuren, een bonus of een andere optie die bij jouw situatie past.

Reiskostenvergoeding

Reis je met het OV? Dan vergoeden we 100% van je kosten voor woon-werkverkeer.

Kom je met eigen vervoer? Dan krijg je een vaste vergoeding. De hoogte hangt af van je afstand en vervoermiddel.

Pensioenregeling

Bij DJI investeren we in jouw toekomst met een sterke pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor de overheid. Daarmee bouw je elke maand aan financiële zekerheid voor later.

Vakantie en verlof

Werk je 36 uur per week? Dan krijg je 144 vakantie-uren en 64 extra verlofuren via het IKB. Werk je meer of minder uren? Dan passen we dit aan.

Daarnaast kun je gebruikmaken van verschillende verlofregelingen uit de cao Rijk, zoals ouderschapsverlof, zorgverlof of adoptie- en pleegzorgverlof. Zo hou je werk en privé goed in balans.

Studiemogelijkheden

Bij DJI blijf je leren. Je kunt verschillende opleidingen en trainingen volgen die passen bij jouw werk en ontwikkeling. Bespreek met je leidinggevende welke mogelijkheden goed bij jou aansluiten.

Daarnaast hebben we een eigen Opleidingsinstituut DJI. Hier vind je praktijkgerichte en persoonlijke opleidingen waarmee je vakbekwaam blijft en kunt doorgroeien.

Fietsen met IKB

Met je IKB kun je voordelig een nieuwe (elektrische) fiets aanschaffen. Je krijgt hiervoor een werkgeversbijdrage tot € 500,-. Daarnaast kun je tot € 1.500,- extra inzetten uit je IKB.

Zo kom je gezond, flexibel en filevrij op je werk aan.

Bedrijfsfitness

Via bedrijfsfitness kun je met korting sporten op je werkplek of bij een sportschool in de buurt. Je kunt dit combineren met je IKB, wat vaak fiscaal voordelig is.

Sport voor, na of zelfs tijdens je werkdag en werk zo aan je fysieke én mentale gezondheid.

Woning verduurzamen

Eens per vijf jaar kun je tot € 750,- vergoeding krijgen om je woning te verduurzamen. Dit kun je aanvullen met € 750,- uit je IKB, zodat je in totaal € 1.500,- kunt inzetten.

Dit kan bijvoorbeeld voor isolatie, zonnepanelen of een warmtepomp. Zo werk je thuis én op werk aan een duurzamere toekomst.

Ouderschapsverlof

Als ouder krijg je bij DJI gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. Zo krijg je extra tijd om bij je gezin te zijn en een goede balans te houden tussen werk en privé.

Dit neem je mee

• Aantoonbaar hbo werk- en denkniveau;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Kennis van technieken en methoden voor programma- en projectmanagement zoals Prince2, Agile/Scrum of IPMA-D is wenselijk;
• Ervaring met Fortes Change Cloud en Oracle is een pre.

Je werkt nauwkeurig en controleert gegevens zorgvuldig. Je plant je werkzaamheden effectief en bewaakt de voortgang, samen met je collega’s. Dit betekent dat je goed kunt samenwerken met anderen en zorgt voor duidelijke afstemming wanneer dat nodig is. Je hebt inzicht in financiële processen en past dit toe in je dagelijkse werk.

Bijzonderheden

• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden; DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken.

Over de organisatie

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, en voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland.

Afdelingsomschrijving

Binnen de Directie Informatievoorziening is de afdeling Projectmanagement en Implementatie (PMI) verantwoordelijk voor het projectmatig realiseren van IV-oplossingen. De afdeling bestaat uit een vaste kern van 25 medewerkers en maakt voor de uitvoering van ongeveer 40 projecten intensief gebruik van expertise uit de markt. Voor de beheersing en voortgangsbewaking van het projectportfolio maakt DI gebruik van standaardmethodieken die continu doorontwikkeld worden. Voor kwaliteits- en risicomanagement wordt veelvuldig samengewerkt met functionarissen uit andere afdelingen, waaronder de QA-adviseur vanuit het CIO-office.

Na een warm welkom en een grondige inwerkperiode ga je aan de slag. Binnen PMI worden de projecten verdeeld over verschillende domeinen, zoals Detentie en Verblijf, Bedrijfsvoering, Zorg of Generieke Diensten. Deze domeinen worden ondersteund door het Project Management Office, onderdeel van de afdeling PMI, waarin verschillende expertises samenkomen, waaronder deze functie. Samen met je collega-administrateur vormen jullie een duo met een unieke taakstelling. Daarbij worden jullie geholpen en gevoed door andere collega’s uit het team, zoals Project Controllers en PMO’ers.