Directiesecretaris

Utrecht heeft jou nodig! Dit is waarom jij als Directiesecretaris Culturele Zaken wil werken:

• Dicht bij de directie: Je werkt direct samen met de directeur van Culturele Zaken.

• Belangrijke ondersteuning bij besluitvorming: Jij zorgt dat onderwerpen goed voorbereid op tafel komen.

• Overzicht en structuur: In een afdeling waar veel tegelijk gebeurt, houd jij het overzicht en breng je structuur.

Benieuwd of dit iets voor jou is? Lees dan snel verder!

Dit is je werk

Als directiesecretaris heb je een belangrijke rol en adviseer, ondersteun en faciliteer je de directeur en MT-leden. Je bent de schakel tussen de directeur, het MT en de afdeling.

Je werkt nauw samen met de adviseur bestuurlijke zaken en de managementassistent. Samen zorgen jullie dat overleggen goed voorbereid zijn en dat iedereen weet wat er moet gebeuren. Je bent verantwoordelijk voor de agenda, notulen en opvolgen van acties van de MT vergadering. In deze spilfunctie signaleer je ook kansen, knelpunten en mogelijke risico’s en hier adviseer je (pro-actief) de directeur en MT-leden over. Je krijgt te maken met strategische vraagstukken en vraagstukken die op korte termijn om een oplossing vragen. Je vangt uiteenlopende vraagstukken af die aan de directeur of aan de afdeling zijn gericht maar niet direct ergens duidelijk bij horen. Je zorgt voor de juiste annotaties voor de directeur als voorbereiding op integrale overleggen. Daarbij zoek je waar nodig verbinding met collega’s van andere organisatieonderdelen.

Dit betekent dat je:

Het managementteam ondersteunt

• Bereid je de wekelijkse MT-vergaderingen voor en stel je de agenda op.

• Controleer en lees je MT-stukken mee voordat ze op de agenda komen.

• Maak je notulen en bewaak je acties na het MT-overleg.

• Bewaak en coördineer je de managementcyclus, zoals het jaarplan en de X-matrix, en bereid je de jaarplangesprekken met de concerndirectie voor, legt die vast.

• Organiseer je MT-dagen en andere bijeenkomsten.

• Adviseer je collega’s bij het voorbereiden van stukken voor het MT.

De directeur inhoudelijk ondersteunt

• Bereid je directie overleggen voor en zorg je dat stukken en vragen bij de juiste teammanagers worden uitgezet of zorg je voor een heldere samenvatting van de stukken.

• Breng je input en samenvatting samen in annotaties voor de directeur.

• Ondersteun je bij afdelingstrajecten, zoals organisatieontwikkeling of opleidingsprogramma’s.

• Coördineer je het leer- en ontwikkelplan binnen de afdeling.

• Sluit je aan bij het overleg van directiesecretarissen binnen het Fysiek Domein.

Een verbindende rol hebt binnen de afdeling

• Ben je het aanspreekpunt voor collega’s met vragen over het MT.

• Zorg je voor overzicht en structuur in advisering en besluitvorming en maak je die inzichtelijk voor de afdeling.

• Zorg je dat collega’s tijdig de juiste informatie hebben en dat afspraken worden opgevolgd.

• Verwerk je kleine administratieve werkzaamheden, zoals het laten ondertekenen van brieven via ValidSign.

• Vervang je waar nodig de adviseur bestuurlijke zaken of managementassistent, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie.

Dit is je werkplek

Voor jou is er plek bij de afdeling Culturele Zaken. Hier werk je samen met zo'n 30 collega's, met korte lijnen, veel samenwerking en ruimte om vragen te stellen.

Wij ontwikkelen cultuurbeleid en stimuleren een sterk, divers en toegankelijk cultureel klimaat in de stad. Utrecht heeft een rijk en veelzijdig cultureel aanbod, van grote instellingen tot makers, podia, festivals en wijkcultuurhuizen.

Binnen Culturele Zaken werk je samen met betrokken collega’s in een informele, professionele werksfeer. We werken veel samen met andere gemeentelijke afdelingen en met partners in de stad.

Dit is jouw inbreng

Voor deze functie zijn de volgende competenties belangrijk:

• Overzicht houden en zorgvuldig werken: Je bewaakt de agenda van het MT, houdt acties bij en zorgt dat overleggen goed voorbereid zijn. Je controleert stukken goed, schrijft duidelijke notulen en bewaakt afspraken.

• Proactiviteit en resultaatgerichtheid: Je signaleert kansen, knelpunten en risico’s en adviseert hierover, ook ben je in staat te beoordelen wat eerst moet gebeuren en wat kan wachten. Je zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald en resultaten worden bereikt.

• Analytische vaardigheden: Je hebt sterke analytische vaardigheden, herkent patronen, verbanden en lange termijnontwikkelingen. Je weet de juiste mensen te benaderen om tot heldere advisering en annotaties te komen.

• Tactisch en strategisch inzicht: Je begrijpt hoe besluitvorming werkt binnen een bestuurlijke organisatie en helpt collega’s daarop aan te sluiten.

• Bestuurlijk sensitief en sociaal vaardig: Je beweegt soepel tussen verschillende belangen en weet wanneer je ruimte geeft of juist duidelijk moet zijn.

Daarnaast zien we graag het volgende terug in je cv:

• Hbo werk- en denkniveau

• Meerjarige werkervaring in een soortgelijke functie

• Kennis en/of ervaring met projectmatig werken, beleidsvoorbereiding, adviesvaardigheden en de gemeentelijke organisatie

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Jouw bijdrage als directiesecretaris doet er dus toe! Tegelijk hoort daar een passend salaris bij.

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.

• Bij ons kan je hybride werken. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel.

• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en trainingen. Je krijgt onbeperkt toegang tot GoodHabitz.