Directiesassistent

Bij Hoogheemraadschap van Delfland in Delft zorg jij ervoor dat de directie altijd goed voorbereid aan tafel zit. Jij houdt de regie over een dynamische agenda en stroomlijnt informatiestromen in een politiek-bestuurlijke omgeving. Met jouw organisatiesensitiviteit en doortastendheid plan je complexe afspraken en bepaal je wat prioriteit heeft.

Wat ga je doen?

Als directieassistent zorg je ervoor dat de directie zich volledig kan richten op de inhoud van het werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden op te pakken. Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context. Je plant en verzet afspraken moeiteloos en bepaalt wat eerst moet op basis van urgentie.

De agenda van de directie bepaalt jouw dag en jij voert hier de regie over; je kijkt altijd vooruit. Je snapt op hoofdlijnen wat er speelt en weet daardoor wat prioriteit heeft. Je werkt nauw samen met de andere directie- en bestuursassistenten en samen zorgen jullie voor een optimale dienstverlening en bij afwezigheid vervangen jullie elkaar.

Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:

• Agendabeheer: regievoeren op de agenda’s en plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen;

• Brede secretariële ondersteuning, waaronder het goed afhandelen van de diverse informatiestromen als e-mail en telefonische contacten;

• Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken, zoals bijvoorbeeld het regelen van vergaderlocaties, catering en vervoer;

• Fungeren als eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor in- en externe relaties;

• Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen. Ook verzorg je de samenstelling van de vergaderstukken bepaalde overleggen.

Wat bieden we jou?

• Een Individueel KeuzeBudget (IKB) van 21% van het salaris. Dit budget geeft jou de mogelijkheid om zelf te beslissen of je extra verlof wil kopen of je basissalaris maandelijks wil aanvullen.

• Een contract voor een jaar met de mogelijkheid om te verlengen naar een vast contract.

• Wij stellen eens per 5 jaar € 6.000,- beschikbaar voor jouw persoonlijke ontwikkeling.

• Hybride werken; zo kun je werken vanuit huis of vanuit onze prachtige locatie in hartje Delft!

• Je krijgt een NS-businesscard of, als je niet met het OV reist, € 0,23 netto per km. Je kan ook tegen gunstige voorwaarden een fiets aanschaffen voor je woon-werkverkeer.

• Delfland vult de 70% betaalde WAZO ouderschapsverlofregeling (9 weken, in het 1e jaar) aan tot 13 weken 100% betaald.

• Samen met Fello bieden wij mantelzorgondersteuning. We vinden het namelijk belangrijk dqt werkende mantelzorgers ondersteund worden.

Wat maakt jou succesvol?

In een politiek-bestuurlijke omgeving beweeg jij je met vanzelfsprekende organisatiesensitiviteit: je ziet wat er speelt, voelt aan wat nodig is en stemt je aanpak hier direct op af. Je bent integer, hebt een actieve houding en bent doortastend.

Je houdt overzicht in een constante stroom van vragen en verzoeken, bepaalt snel wat prioriteit heeft en zorgt dat afspraken tijdig en zorgvuldig worden geregeld.

Met jouw sterke planning- en organisatiekracht breng je structuur, rust en duidelijkheid in een dynamische agenda.

Verder neem je mee:

• Hbo werk- en denkniveau

• Minimaal 3 jaar werkervaring als directieassistent of bestuursassistent in een politiek-bestuurlijke omgeving

• Uitstekende digitale vaardigheden in o.a.: MS Office, MS Teams

• Een goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden met uitstekende kennis van de Nederlandse taal

Waar kom je te werken?

Het Hoogheemraadschap van Delfland heeft een belangrijke maatschappelijke taak: wij zorgen voor droge voeten en schoon water in een dichtbevolkt en intensief gebruikt stukje Nederland.

De afdeling waar je komt te werken

De energieke afdeling Facilitaire Zaken en Ondersteuning (FZO) bestaat uit het team Facilitaire Zaken en het team Ondersteuning.

Het team Ondersteuning bestaat uit zo’n 18 medewerkers en biedt de managementondersteuning binnen Delfland. Vanuit het directie- en bestuurssecretariaat worden de directieleden en leden van het dagelijks bestuur ontzorgt. De Managementassistenten ondersteunen de afdelingsmanagers, assetmanagers en programmamanagers.

Onze drive

Onze ambitie is groot maar onze drive om samen te werken naar een schone en veilige leefomgeving is nog groter!