Operational Buyer

Voor de positie Operational Buyer in Zoeterwoude (Niederlande) bent u verantwoordelijk voor de tijdige en correcte verwerking van inkoopaanvragen en inkooporders en het controleren hiervan.

TAKEN & VERANTWOORDELIJKHEDEN

Algemeen

• Is verantwoordelijk voor het beheer van de systemen en bijbehorende (symbolen)bibliotheken
• Zorgen voor correcte invoer van de artikelen in de systemen
• Zorgt voor een proactieve bijdrage aan het optimaliseren en verbeteren van processen en procedures
• Proactief bijdragen aan het leveren van ideeën en ontwikkelingen van de afdeling; hierbij worden continu nieuwe markt- en productontwikkelingen in de gaten gehouden
• Zorgen voor orde en netheid op de werklocatie, ook na afronden van de werkzaamheden
• Voert het werk uit volgens de gestelde regels en procedures

Organisatie

• Het inkopen van materialen, goederen en diensten welke voldoen aan alle geldende voorschriften en richtlijnen, ten aanzien van onder andere veiligheids-, gezondheids-, milieu- en welzijnsrisico’s
• Het verwerken van de inkoopaanvragen en orders
• Het controleren en verwerken van de orderbevestigingen
• Het aanvragen en registreren van de juiste certificaten
• Het op de juiste wijze verwerken van de facturen en leveringen
• Het signaleren van afwijkingen of knelpunten in levering of kwaliteit
• Het communiceren van (herhaaldelijke) afwijkingen en knelpunten naar de buyer
• Terugkoppeling aan de leidinggevende omtrent uitvoering van de werkzaamheden en vervolgwerkzaamheden (al dan niet voor andere afdelingen)
• Proactief communiceren aan de betreffende personen omtrent de levertijd van bestelde goederen
• Het, in overleg met de afdeling Warehouse, op de juiste en constructieve wijze oplossen van manco’s
• Proactief communiceren en afstemmen over:

• Bestellingen / orderbevestigingen
• Levertijden
• Documentatie behorende bij de goederen
• Voorraden

• Bewaken van de levertijden en kwaliteitsvoorwaarden
• Controleren van de overeengekomen leveringscondities
• Contact opnemen met de leverancier bij afwijkingen in de afspraken
• Het, indien mogelijk, verduurzamen van de ingekochte producten en diensten
• Indien noodzakelijk assisteren bij andere afdelingen binnen Ovivo

Klant

• Onderhouden van een goede relatie met de leverancier
• Ondersteunen bij de onderhandelingen over prijzen en leveringsafspraken
• Plaatsen van orders
• Is bereid om te reizen binnen Nederland en mogelijk ook op verzoek buiten Nederland naar locatie van toeleveranciers
• Informeert de klant over de actuele levertijden en vertragingen van leveringen
• Aanleveren van informatie voor kwaliteitsbeoordelingen (evaluatie) van de leveranciers en de geleverde goederen over:

• Levertijden
• Correctheid van de certificeringen die de leverancier meelevert
• Kwaliteit van de geleverde goederen
• Naleving van de gemaakte prijsafspraken

• Het tijdig en op de juiste wijze aanleveren van de informatie ten behoeve van de registratie van onvolkomenheden (waaronder NC’s)

Administratie

• Correct en volledig invullen van uren en declaraties, wekelijks vóór maandag 10 uur
• Het verzorgen van een correcte administratie omtrent de bestellingen (o.a. verwerken inkooporders en facturen)
• Het doorsturen van de benodigde en correcte gegevens naar de afdeling financiën zodat nieuwe leveranciers in de systemen aangemaakt kunnen worden
• Het op de juiste manier verwerken van afgekeurde of foutief geleverde goederen
• Het op de juiste manier terugsturen van de goederen
• Het opvolgen van de daaruit voortvloeiende acties

Veiligheid en Materiaal

• VGM-regels van Ovivo naleven
• Signaleren en melden van veiligheidsrisico’s (richtlijn VCA)
• Actief deelnemen aan werkoverleg en toolbox-meetings
• Verantwoordelijk voor zorgvuldig en correct gebruik van door Ovivo beschikbaar gestelde materialen, gereedschap, werkkleding en andere Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM)

Leidinggeven

• Niet van toepassing

Kennis & Opleiding

• HBO werk- en denkniveau
• Goede kennis van Nederlandse taal in woord en geschrift
• Kennis van de Engelse taal
• Beheersing van Microsoft Office

COMPETENTIES (VAARDIGHEDEN, PERSOONSKENMERKEN, HOUDING)

• Verantwoordelijkheid nemen voor het werk dat je doet, en doen wat er gedaan moet worden
• Eerlijk in wat je doet, vasthouden aan normen en waarden, gaat zorgvuldig om met informatie
• Kennis actueel houden, deze kennis delen met anderen
• Bijdragen aan het gezamenlijke doel, behandel anderen met respect, biedt hulp aan anderen
• Creatief en staat open voor veranderingen, leren van je fouten, stimuleer anderen om zichzelf en anderen te verbeteren

Communicatief Vaardig

• Ideeën en informatie, zowel mondeling als schriftelijk, helder en duidelijk kunnen overbrengen, zodanig dat de essentie wordt begrepen, met een effectief gebruik van de bestaande communicatiemiddelen
• Vermogen om een effectieve en proactieve bijdrage te leveren aan besprekingen, zowel mondeling als schriftelijk, intern als extern, met leveranciers en (interne) klanten; moet het vermogen bezitten om zeer goed interpersoonlijk en klantgericht te communiceren

Accuratesse

• Zorgvuldig en stipt handelen, gericht op het voorkomen van fouten
• Nauwkeurig en geordend uitvoeren van activiteiten
• Accuratesse en controle van eigen werkzaamheden is vereist om fouten en/of schade te voorkomen

Klantgericht

• Herkennen van de wensen, behoeften en belangen van zowel interne als externe klanten en hiernaar handelen
• Zich inleven in klantsituaties, denken in klantoplossingen en deze omzetten in activiteiten/handelingen
• Goed klantcontact is essentieel voor klanttevredenheid over dienstverlening en om het commerciële belang te dienen

Kwaliteitsgericht

• Streven naar hoogwaardige dienstverlening of productie, daarbij steeds op zoek zijn naar verbeteringen ten gunste van het organisatieresultaat; hoge eisen stellen aan eigen en andermans werk; gericht op het leveren van hoogwaardige kwaliteit; evalueren van eigen gedrag, producten en processen gericht op kwaliteitsverbetering

Analytisch vermogen

• Systematisch onderzoeken en in kaart brengen van problemen en vragen en doordringen tot de kern van het probleem
• Ontleden van relevante informatie, achtergronden en structuren; verbanden leggen tussen gegevens en inschatten van gevolgen/consequenties

Stressbestendig

• Effectief blijven functioneren onder tijdsdruk of druk van meerdere of moeilijke zaken
• Kalm en zelfverzekerd reageren op lastige situaties
• Blijft presteren met het beoogde effect onder psychologische en/of tijdsdruk
• De beoogde werkkwaliteit blijft gehandhaafd
• In staat om onder hectische omstandigheden en hoge werkdruk overzicht te behouden en voortgang te blijven realiseren in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Probleem oplossend vermogen

• Signaleren van (potentiële) problemen, herkent belangrijke informatie, legt verbanden tussen gegevens, spoort mogelijke oorzaken van problemen op en zoekt naar relevante gegevens
• Zelfstandig bedenken van alternatieve oplossingen en aangeven van consequenties
• Mogelijkheid om logisch denken toe te passen ten aanzien van afdelingsbrede en afdelingsoverstijgende problemen
• Bij afdelingsoverstijgende problemen wordt leidinggevende geïnformeerd
• Het vermogen complexe niet-standaard situaties te beoordelen en mogelijkerwijs op te lossen dan wel mogelijke oplossingen aan te dragen; daar waar van toepassing wordt discretie en onafhankelijk oordeel vereist

Zelfstandigheid

• Zelfstandig beslissingen kunnen nemen tijdens de (service)werkzaamheden (ook tijdens storingsdienst)
• Bepaalt binnen de gegeven planning zelf de werkvolgorde en aanpak

Commercialiteit

• Actief gebruik maken van verkoopmogelijkheden
• Onderhandelingsvaardigheden
• Het opzetten van acties met direct financiële voordelen voor de organisatie

Prioriteren

• Maakt keuzemomenten in de planning van een zaak of een taakonderdeel zichtbaar en stuurt op een balans tussen kwaliteit en kwantiteit