Adviseur Bedrijfsvoering CIO Rijk en digitaliseringsbeleid i.o.

De directie CIO Rijk en digitaliseringsbeleid i.o. van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zoekt een senior adviseur bedrijfsvoering.

Ben jij de spin in het web van processen, krijg je energie van het scheppen van orde en houd je van het realiseren van verbeteringen in de organisatie? Help dan mee aan het verder bouwen aan de beste ondersteuning en ontwikkeling van de directie, de ontwikkeling en versteviging van de organisatie.

Als adviseur bedrijfsvoering bij het CIO Rijk en digitaliseringsbeleid draag je bij aan de ontwikkeling en uitvoering van het digitaliseringsbeleid binnen de Rijksoverheid. Je werkt samen met verschillende teams en stakeholders om processen te optimaliseren en de bedrijfsvoering te verbeteren. Je analyseert bedrijfsprocessen, signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen. Daarnaast ondersteun je bij de implementatie van nieuwe werkwijzen en digitale oplossingen.

Als adviseur bedrijfsvoering zorg je voor een soepel draaiende ondersteuning. Je combineert scherpe administratieve vaardigheden met procesmatig inzicht en een goed ontwikkelde antenne voor informatiehuishouding. Je pakt zelfstandig omlijnde en planbare projecten op, bewaakt de voortgang en zorgt dat management en collega’s altijd beschikken over de juiste informatie om te kunnen sturen. Je zorgt voor het onderhouden, herontwerpen en het bijhouden van de departementale bestuurlijke, organisatorische en bedrijfsvoering processen. Met een dienstverlenende instelling zorg jij voor structuur en overzicht.

Wat ga je doen?

• Analyseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen binnen het CIO Rijk en digitaliseringsbeleid.
• Adviseren van management en collega’s over bedrijfsvoering en digitalisering.
• Ondersteunen bij de implementatie van digitale oplossingen en nieuwe werkwijzen.
• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen.
• Samenwerken met diverse interne en externe stakeholders.
• Bijdragen aan een ordelijke en duurzame informatiehuishouding, bijvoorbeeld op het gebied van dossiervorming, archivering en de vindbaarheid van stukken, en toezien op naleving van relevante wet- en regelgeving.
• Aanspreekpunt zijn voor de informatiehuishouding en meewerken aan de onboarding.
• Ondersteunen bij de administratie van het MT, planning- en verantwoordingscycli, besluitvormingsprocessen en interne rapportages.
• Signaleren van knelpunten in de uitvoering van processen, doen van verbetervoorstellen en helpen bij de implementatie daarvan.
• Vertalen van vereisten en veranderingen in het bedrijfsvoeringsproces naar taken en verantwoordelijkheden, en zorgen dat termijnen helder zijn.
• Voorbereiden van overleggen, verzamelen en structureren van informatie en deze verwerken in notities en verslagen.
• Zelfstandig planbare projecten oppakken, structuur aanbrengen en resultaten opleveren binnen afgesproken termijnen.
• Schrijven van heldere en bondige notities en verslagen, vastleggen van besluiten, acties en afspraken.
• Vertalen van gestelde vragen naar acties, koppelen van acties aan verantwoordelijken en zorgen voor duidelijkheid over het besluitvormingsproces en tijdspad.
• Nauw samenwerken met de directiesecretaris en taken van haar overnemen bij afwezigheid.
• Aanspreekpunt zijn voor collega’s en management voor vragen over processen, informatievoorziening en standaard werkwijzen.
• Overzicht houden over meerdere dossiers tegelijk en prioriteiten stellen waar nodig.

Wat breng je mee?

• Ervaring met bedrijfsvoering en digitaliseringsvraagstukken binnen de (Rijks)overheid.
• Analytisch vermogen en een proactieve houding.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om samen te werken.
• Affiniteit met digitalisering en verandermanagement.
• HBO-werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring in de bedrijfsvoering, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid of een andere complexe publieke organisatie.
• Sterke administratieve vaardigheden en nauwkeurigheid, ook onder tijdsdruk.
• Ervaring met procesmanagement: processen analyseren, beschrijven, verbeteren en voortgang monitoren.
• Affiniteit met informatiehuishouding, documentbeheer en digitale systemen voor dossiervorming en workflow management.
• Zelfstandig planbare projecten oppakken, structuur aanbrengen en resultaten opleveren binnen afgesproken termijnen.
• Helder en bondig kunnen schrijven, besluiten, acties en afspraken goed vastleggen in notities en verslagen.
• Proactief, flexibel, dienstverlenend en communicatief sterk, en mensen op een collegiale manier meenemen in nieuwe werkwijzen.
• Plannen en organiseren, procesmanagement, initiatief, accuraat, verbinden, resultaatgericht, flexibel en communicatief sterk.
• Afgeronde HBO-opleiding of vergelijkbaar niveau door werkervaring.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, medeoverheden en/of Tweede Kamer, ervaring met de Rijksoverheid is een pré.
• Precies werken, uitstekend plannen en organiseren.
• Makkelijk contacten leggen en onderhouden met andere afdelingen en directies.
• Ervaring met en inzicht in het functioneren van een beleidsdirectie en de daarmee samenhangende (politieke) besluitvormingsprocessen.
• Stevig in je schoenen staan en beschikken over organisatiesensitiviteit.
• Resultaatgericht en stressbestendig.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie binnen een dynamische en maatschappelijk relevante omgeving.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, met passende opleidingen, bijvoorbeeld op het gebied van procesmanagement en informatie.
• Een collegiaal team en een prettige werksfeer.
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd.
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract.
• Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris, te besteden aan geld, tijd, verlof of fiscaal vriendelijke doelen.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Werken aan de basis. Van Nederland en ons Koninkrijk.

In Nederland mag je zijn wie je bent, vinden wat je vindt en opkomen voor je rechten. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar dat is het in onze samenleving niet altijd. Werken bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) betekent werken aan het fundament van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. We beschermen en versterken onze democratie. Zodat iedereen kan wonen en werken, kan leven, in een prettige en veilige omgeving.

Dit is BZK
Het ministerie van BZK werkt aan de basis van de samenleving. Wij waken over ons grootste goed: de Grondwet en wat wij daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk, offline én online.

Elke dag werken aan de basis van Nederland en ons Koninkrijk. Dag in dag uit werken we vol overtuiging en gemotiveerd aan onze maatschappelijke opgaven. Wij maken ons hard voor een goed openbaar bestuur juist nu het vertrouwen in de overheid onder druk staat. Wij versterken de democratie in tijden van maatschappelijke onrust en polarisatie. En wij werken aan een begrijpelijke en nabije overheid die een goede dienstverlening biedt. Samen met het Caribisch deel van ons Koninkrijk bouwen wij daar aan een verdere versterking van de democratie, economische zelfredzaamheid, goed bestuur en solide financiën. En we zetten ons in voor de mensen in Groningen en Noord-Drenthe. Dat ze veilig kunnen wonen ​in een aantrekkelijke regio.

Dit doen wij in nauwe samenwerking met maatschappelijke partners, overheden en collega’s van andere ministeries. Ministeries die wij als BZK ook ondersteunen op gebieden als ICT, huisvesting en personeel. Zodat ook zij hun werk voor de samenleving goed kunnen doen. Ook dat is werken aan de basis. Voor Nederland en ons Koninkrijk.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK. Je hebt te maken met de portefeuille van de staatssecretaris voor Digitalisering en Koninkrijksrelaties en met die van de minister van BZK.

DGDOO

Het ministerie van BZK kent een aantal directoraten-generaal. Het directoraat-generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie (DGDOO) zorgt voor:

• Modern werkgeverschap van de overheid, het inspelen op veranderingen op de arbeidsmarkt en gaat uit van hoogwaardig ambtelijk vakmanschap.
• Concrete voorstellen voor de rol van de overheid in de informatiesamenleving, het nemen van de regie in de interbestuurlijke uitwerking en uitvoering daarvan.
• Het bevorderen dat ICT bij de Rijksoverheid optimaal en efficiënt wordt ingezet, het stellen van kaders voor de informatisering van het Rijk.
• De opbouw van één bedrijfsvoering voor het Rijk met toegevoegde waarde voor het primaire proces van de ministeries.

Onze missie en visie

Onze samenleving wordt steeds digitaler. Het is onze missie om digitalisering te laten werken voor onze samenleving als geheel. We zijn gedreven door de ambitie te bouwen aan een veilige, betrouwbare en voor iedereen kansrijke digitale samenleving. Daarom richten we de digitale transitie voor én met de samenleving in, vanuit onze grondrechten en gedragen publieke waarden. In onze democratische rechtstaat moet de samenleving immers kunnen vertrouwen op de informatie, systemen en dienstverlening van de overheid (en private partijen). We bouwen aan een veilige, betrouwbare en voor iedereen kansrijke digitale samenleving. Een samenleving waarin iedereen kan meedoen, de digitale wereld kan vertrouwen en in staat is om zaken met de overheid te regelen. Voor huidige en toekomstige generaties. In Nederland en in het Caribisch gebied.

Directie CIO Rijk

Directie CIO Rijk bevordert de informatisering en ICT in het Rijk en ZBO’s en zorgt dat dit optimaal wordt vormgegeven. Via het CIO-stelsel worden kaders gesteld voor de informatisering en ICT bij de Rijksoverheid en ziet daarop toe. Om dit te bereiken wordt dit dagelijks gewerkt aan:

• Het maken van I-beleid en -kaders voor de Rijksdienst en het toe zien op de naleving.
• Doorvertaling en invulling van overheid brede I-kaders binnen de Rijksdienst.
• Het versterken van de I-functie.
• Verantwoordelijk voor het beleid en kaders voor de (door)ontwikkeling en exploitatie van Rijksbrede I(CT)-voorzieningen.
• Borging van informatiebeveiliging en privacy binnen het Rijksbrede I(CT)-beleid.
• Het (verder) ontwikkelen van het Rijksbrede CIO-stelsel.

Hiermee levert CIO Rijk een bijdrage aan de efficiency en effectiviteit van de Rijksdienst.

Met de directies Digitale Overheid en Digitale Samenleving wordt samengewerkt om te zorgen meer gezamenlijkheid en gelijke werkwijzes.

Tijdelijke werkorganisatie

We zitten momenteel in een Tijdelijke Werkorganisatie (TWO). Wat inhoudt dat we binnen ons DG een organisatieontwikkeling zijn ingegaan. In de TWO wordt gewerkt volgens een nieuwe structuur en wordt gekeken naar het stroomlijnen en verbeteren van werkwijzes. Na de TWO (duur 6 maanden) komt er een definitief voorstel voor een nieuwe inrichting van de organisatie en wordt er een formeel advies gevraagd van de Ondernemingsraad. Dan wordt bepaald of de tijdelijke organisatie definitief wordt.

Tijdens de TWO wordt er aangestuurd via de Directie Strategie en Kernprocessen (DSK), afdeling Coördinatie en Ondersteuning. In deze afdeling zijn alle functies bedrijfsvoering, de directiesecretarissen, parlementair en de managementondersteuners voor het hele Directoraat-Generaal samengebracht.

Over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.