Projectsecretaris

Werken bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat in Den Haag

Help jij graag mee om knelpunten in de wegbereikbaarheid, het openbaar vervoer of de goederenvervoercorridors op te lossen? Dat kan in de rol van projectsecretaris bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Als projectsecretaris werk je aan MIRT-projecten en programma's (Meerjarenprogramma Infrastructuur, Ruimte en Transport) en zorg je dat deze op gestructureerde wijze de doelstellingen halen. Iets voor jou?

Over de functie

Als projectsecretaris ondersteun je projectleiders en het projectteam bij de uitvoering van diverse projecten binnen het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Je werkt samen met een projectleider of programmamanager vanuit de afdeling MIRT-projecten en -programma’s en vormt een team met andere overheden in de regio, zoals provincies, Rijkswaterstaat en maatschappelijke organisaties. Je zorgt dat de juiste informatie op tafel komt om bestuurlijke keuzes te maken over bereikbaarheid van regio’s. Je bent aanspreekpunt binnen en buiten de organisatie en fungeert als rechterhand van de project- of programmamanager. Je bent goed op de hoogte van wat er binnen het team en de betrokken organisaties speelt en weet dit strategisch te vertalen naar wat er nodig is voor het project. Ook ben je verantwoordelijk voor structuur in het project, zodat het proces en de inhoud van de besluitvorming goed loopt. In deze rol ben je inzetbaar voor verschillende projecten en draag je bij aan het realiseren van de projectdoelstellingen.

Jouw taken en verantwoordelijkheden

• Voorbereiden, organiseren en notuleren van projectvergaderingen
• Opstellen en bewaken van planningen, actiepuntenlijsten en projectbeheersing (zoals planning, kaders en budget)
• Ondersteunen bij het opstellen van rapportages en projectdocumentatie
• Signaleren van knelpunten, adviseren over mogelijke oplossingen en het proactief aandragen van verbetervoorstellen
• Coördineren van de communicatie binnen het projectteam en met externe partijen
• Zorgdragen voor een soepel besluitvormingsproces: opstellen van agenda’s en verslagen, bewaken van de kwaliteit van documenten en opvolging van acties en besluiten
• Adviseren van de projectmanager over opzet en uitvoering van het project
• Inkopen van opdrachten bij marktpartijen en sturen op planning, budget en verantwoording

Een voorbeeld van je werk is het programma dat onderzoekt hoe Amsterdam in de toekomst bereikbaar kan blijven met de voorziene groei aan inwoners, of het onderzoek naar verbetering van de verkeersveiligheid en doorstroming van de N35.

Wat wij bieden

• Een uitdagende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie
• Een professionele en collegiale werkomgeving
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, met trainingen, cursussen en opleidingen (van persoonlijk leiderschap tot certificeringen op je vakgebied)
• Een werkweek van 32-36 uur
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (12 maanden)
• 144 vakantie-uren per jaar op basis van 36 uur
• Mobiele telefoon en laptop
• Hybride werken met een thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag
• €750,- voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning
• 100% OV-vergoeding met de 2e klas mobiliteitskaart, ook voor OV-fiets en Greenwheels
• Fietsreiskostenvergoeding van €0,21 per kilometer
• Elke 5 jaar €500,- om fiets(accessoires) aan te schaffen of de mogelijkheid om een fiets te leasen
• Voor je elektrische fiets kun je elke 3 jaar €300,- gebruiken voor een nieuwe accu
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je salaris (minimaal €440,- per maand bij een volledige werkweek van 36 uur)
• De mogelijkheid om via het IKB je studieschuld af te lossen
• Verlofregelingen per situatie, zoals zorgverlof, ouderschapsverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof
• Sportdagen met collega’s en een gezonde keuze in het bedrijfsrestaurant

Jouw profiel

• Je hebt minimaal een hbo-opleiding afgerond
• Je hebt overheidservaring
• Je hebt bij voorkeur een opleiding Bedrijfskunde of Bestuurskunde gedaan en/of grote affiniteit met projecten, programma’s, ruimtelijke ordening en het openbaar bestuur
• Je hebt ervaring als projectsecretaris of in een vergelijkbare ondersteunende rol
• Je bent organisatorisch sterk, werkt nauwkeurig en beschikt over goede communicatieve vaardigheden
• Je bent proactief, oplossingsgericht en nieuwsgierig en ontwikkelt jezelf graag verder

Je beschikt over de volgende competenties:

• Plannen en organiseren: je kunt prioriteiten stellen en krijgt mensen mee om acties in gang te zetten
• Samenwerken: je bent een teamplayer, neemt je eigen verantwoordelijkheid en hebt oog voor de ontwikkeling en samenwerking van het project- of programmateam
• Netwerken: je onderhoudt graag een netwerk en betrekt hen bij het project door het organiseren van evenementen of projectbijeenkomsten
• Analyseren: je kan hoofd- en bijzaken onderscheiden

Je bent flexibel bij veranderde omstandigheden en ziet het uitwisselen van kennis, tools en ervaringen als essentieel voor zowel de professionalisering van de organisatie als je eigen ontwikkeling.

Hier kom je te werken

Over Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Zet je je graag in voor een veilige, vlotte en duurzame mobiliteit van mensen en goederen? Hecht je belang aan toegankelijke en betaalbare mobiliteit voor iedereen? Ons doel bij het Directoraat-generaal Mobiliteit (DGMo) is om de bereikbaarheid van werk, zorg, wonen, onderwijs maar ook recreatie en transport in heel Nederland naar een hoger plan te tillen. En om bij te dragen aan de toekomstige ruimtelijke inrichting van Nederland. Bijvoorbeeld door de kwaliteit van het wegennet en het gebruik van de spoorwegen verder te ontwikkelen. En door mobiliteit te verduurzamen en rekening te houden met de leefomgeving. Daarmee dragen we bij aan het welzijn en de welvaart van ons land en aan een mooier Nederland, nu en in de toekomst.

Waar wij onder andere aan werken:

• Het versterken van onze mainports- en achterlandverbindingen
• Het versterken van nationale infrastructuur en de bereikbaarheid van stad, platteland en alles wat daar tussen zit
• De verduurzaming van mobiliteit (bijvoorbeeld door elektrificatie of het stimuleren van ander reisgedrag)
• De blijvende sterke aandacht voor veiligheid op weg en het spoor
• Het faciliteren van deur-tot-deurvervoer
• Nederland in de top in ‘smart mobility’