Contractmanager IT-infrastructuur

Ministerie van Defensie

Bij het Ministerie van Defensie in Kromhoutkazerne Utrecht krijg je de kans om als contractmanager IT-infrastructuur een cruciale rol te spelen in het beheer en de optimalisatie van onze IT-contracten. Je werkt samen met diverse teams en leveranciers om te zorgen voor een betrouwbare en veilige IT-omgeving die essentieel is voor de operationele inzet van Defensie. Je komt te werken in een dynamische omgeving waar samenwerking, innovatie en veiligheid centraal staan. Jouw inzet draagt direct bij aan de missie van Defensie: het beschermen van wat ons dierbaar is.

Dit ga je doen

Bij Defensie wordt hard gewerkt aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland. Binnen Joint IV Commando (JIVC) ondersteunen we dat door de beste IT voor Defensie te leveren en dat doen we samen.

In deze functie beheer je contracten die cruciaal zijn voor de IT-infrastructuur van Defensie. Je stuurt op prestaties, afspraken en samenwerking met leveranciers en interne stakeholders. Je beweegt in een complexe, inhoudelijk gedreven omgeving en zorgt dat contracten aansluiten op wat Defensie nodig heeft — nu én in de toekomst.

Je bent verantwoordelijk voor het opstellen, beheren en evalueren van contracten met betrekking tot IT-infrastructuur. Je bewaakt de naleving van afspraken, signaleert risico’s en stuurt bij waar nodig. Daarnaast adviseer je interne stakeholders over contractuele vraagstukken en draag je bij aan het continu verbeteren van processen.

Je verantwoordelijkheid rust op vijf inhoudelijke pijlers

Pijler 1 – Contractmanagement & Monitoring
Je bent verantwoordelijk voor de volledige contractlevenscyclus en stuurt op het realiseren van afgesproken doelen en prestaties. Je:

• bewaakt, monitort en rapporteert de voortgang van contractdoelstellingen
• signaleert afwijkingen, risico’s en kansen en stuurt bij waar nodig
• initieert verbeteringen of wijzigingen binnen de contractscope

Pijler 2 – Relatie- en Stakeholdermanagement
Je onderhoudt sterke samenwerkingsrelaties met leveranciers, interne opdrachtgevers en andere betrokken partijen. Je:

• voert periodiek overleg met leveranciers en opdrachtgevers
• stemt binnen en buiten de organisatie af over contractuele onderwerpen
• bemiddelt bij geschillen en begeleidt escalaties om samenwerking soepel te houden

Pijler 3 – Prestatiesturing & Compliance
Je zorgt dat contractuele afspraken worden nagekomen en dat prestaties voldoen aan wet- en regelgeving. Je:

• richt performance indicatoren (zoals KPI’s en service levels) in en beheert deze
• analyseert prestaties periodiek en onderneemt actie bij afwijkingen
• start verbetertrajecten als prestaties onder de norm liggen

Pijler 4 – Wijzigings- en Risicomanagement
Je beheert contractwijzigingen en risico’s om de waarde van contracten te optimaliseren. Je:

• beoordeelt wijzigingsverzoeken en analyseert de impact
• coördineert het wijzigingsproces en ziet toe op correcte uitvoering
• identificeert en beoordeelt risico’s en neemt maatregelen om deze te beheersen

Pijler 5 – Rapportage & Dossiervorming
Je borgt een transparante en actuele vastlegging van contractafspraken en prestaties. Je:

• stelt tijdige en duidelijke voortgangs- en managementrapportages op
• houdt een volledige en accurate contractadministratie bij
• bewaakt correcte documentatie van afspraken, wijzigingen en acties

Dit bieden we nog meer

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

Wie ben jij?

Je hebt een brede kennis van het IT-werkterrein en overziet hoe bedrijfsprocessen, leveranciersmanagement en contractbeheer samenkomen binnen een complexe overheidsorganisatie. Vanuit dat overzicht kun je scherp sturen op afspraken, prestaties en samenwerking. Je:

• beschikt over kennis van relevante IT-frameworks (zoals BiSL, ITIL of ASL) en ervaring met Agile/Scrum
• hebt grondige kennis van juridische en financiële aspecten van IT-contracten, compliance en risicomanagement
• begrijpt hoe een regieorganisatie functioneert en kunt contractmanagement structureel positioneren binnen nieuwe dienstverlening
• hebt inzicht in de opbouw van IV/ICT binnen de overheid, inclusief processen, rollen, ketens en samenwerkingsverbanden
• kunt complexe organisatorische, procesmatige en inhoudelijke samenhangen overzien en toetsen op haalbaarheid
• bent vaardig in onderhandelen en het bereiken van gedragen contractuele afspraken
• analyseert marktontwikkelingen, risico’s en knelpunten en vertaalt deze naar acties
• bouwt en onderhoudt effectieve relaties in een bestuurlijk complexe, veranderende omgeving
• hebt ervaring met het inrichten, monitoren en verbeteren van contractmanagementprocessen en rapporteert helder over prestaties en compliance

Wie zoeken wij?

Kennis en opleiding

Vereist

• afgeronde HBO- of WO-opleiding in bedrijfskunde, rechten of een vergelijkbare richting (zo nodig toetsbaar in een assessment)

Gewenst

• aanvullende opleiding of certificering in contractmanagement, zoals CATS-CM
• relevante IT-certificeringen die aantonen dat je beschikt over actuele en brede IT-kennis

Ervaring

Vereist

• meerdere jaren ervaring binnen de IT-sector, met aantoonbare kennis van contract- en leveranciersmanagement
• ervaring met het opstellen, beheren en evalueren van IT-contracten in complexe organisaties
• ervaring met multidisciplinaire samenwerking en stakeholdermanagement in een bestuurlijke of gereguleerde omgeving

Gewenst

• ervaring met werken in of voor een overheidsorganisatie
• ervaring met organisatieverandering en/of procesmanagement

Competenties

• communiceren
• organisatiegericht
• resultaatgericht
• plannen en organiseren
• samenwerken
• flexibel
• beïnvloeden

Hier kom je te werken

Je wordt onderdeel van de afdeling Infrastructuur Centrale Services (ICS). Als afdeling maken we deel uit van de Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) binnen het Commando Materieel en IT (COMMIT). We nemen je trapsgewijs mee in deze structuur zodat je een beeld krijgt van de afdeling én de organisatie daaromheen.

Het JIVC is het IT-bedrijf van Defensie en zorgt ervoor dat iedereen bij Defensie effectief kan samenwerken (burgers en militairen). In een tijd van digitalisering is informatietechnologie (IT) voor Defensie van levensbelang en daardoor een absolute randvoorwaarde in Nederland maar ook op missie. 24 uur per dag, 7 dagen per week.

Binnen het JIVC leveren vijf afdelingen, gezamenlijk genoemd “IT-Infra” alle benodigde IT-infrastructuur oplossingen voor Defensie. IT Infra doet dat samen met al haar ketenpartners, al dan niet in gemengde teams. IT-Infra hanteert een operatie model gericht op aanbod sturing en operational excellence. Dit betekent dat de IT-infrastructuur maximaal gestandaardiseerd en geautomatiseerd wordt geleverd.

De afdeling ICS is de regieafdeling van IT Infra. ICS is verantwoordelijk voor de integrale levering van IT-infrastructuur producten en diensten (“solutions”). We zijn regiehouder tussen IT-Infra en de overige JIVC-afdelingen, de bestuurlijke laag in Den Haag, zoals de Directie Plannen, de Hoofddirectie Finance & Control en het CIO-Office en de verschillende Defensie-onderdelen. ICS bestaat uit vier secties: Solution & Production (S&P), Demand, Portfolio & Servicemanagement (DPS), Proces Management, Inzicht & Toezicht (PIT) en het Bedrijfsbureau (BB).

De dienstverlening vanuit deze functie valt op dit moment binnen ICS onder de sectie DPS en zal in de toekomst worden ondergebracht bij sectie PIT.

Sectie PIT is voor de afdeling IT-Infra de regievoerder en kader stellend over de opzet, het bestaan en de werking van specifiek aan elkaar gerelateerde processen rondom de levering van diensten door IT infra. Tevens is zij voor de gehele JIVC organisatie aanspreekpunt (loket) m.b.t. deze processen en procesproducten welke vanuit de afdeling ICS worden aangeleverd aan de JIVC organisatie en haar afnemers. In totaal betreft dit 18 ITIL gerelateerde processen, Test & Acceptatie Management, Risk & Compliance Management (GRC), Performance Management en Materieel Beheer.

Sectie PIT is daarmee verantwoordelijk voor opzet, het bestaan en de werking van de procesproducten welke conform de kader stellende procesbeschrijvingen en bestaande normen dienen te worden opgeleverd vanuit de afdeling ICS richting het JIVC en haar afnemers.

Over Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek (VGB niveau B) en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Deze functie betreft een instroompool waar tijdelijk een burger medewerker op geplaatst kan worden. Deze plaatsing heeft een maximale duur van 3 jaar.