Contractbeheerder Sociaal Domein

Utrecht heeft jou nodig! Als contractbeheerder bij de gemeente Utrecht zorg je dat contractdossiers volledig, actueel en overzichtelijk zijn. Jij legt gegevens vast, bewaakt het proces en zorgt dat alle afspraken die de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling maakt met partijen in de stad navolgbaar zijn vastgelegd in onze systemen. Het gaat om een nieuwe functie, waardoor je niet alleen het administratieve hart vormt van onze contracten, maar ook de kans krijgt om de rol verder vorm te geven.

Je werkt samen met contractmanagers, inkopers en accounthouders, die elk vanuit eigen rol werken aan het sociaal domein in de stad. Met jouw gestructureerde manier van werken en oog voor detail help je onze organisatie vooruit.

Dit is je werk

Als contractbeheerder ben jij primair verantwoordelijk voor het proactief en zorgvuldig administratief beheren van contracten. Je bedenkt, stemt af en voert zelfstandig uit hoe contractinformatie wordt opgebouwd, beheerd en toegankelijk gehouden. Je zorgt voor een volledig, actueel en overzichtelijk contractdossier, waarin alle afspraken, documenten en verplichtingen correct zijn vastgelegd. Daarbij bewaak je het tekenproces, archiveer je volgens de geldende kwaliteitsnormen en ondersteun je collega’s bij het juist toepassen van deze werkwijze.

Je hebt een scherp oog voor het gehele proces van inkoop tot contractmanagement en stuurt actief op voortgang. Je signaleert tijdig knelpunten, bespreekt deze met betrokken stakeholders en neemt hen mee in wat er nodig is om het proces soepel te laten verlopen. Je werkt daarbij intensief samen met de contractmanager, inkopers en accounthouders. Samen zorgen jullie ervoor dat contractinformatie klopt, vindbaar is en kan worden gebruikt voor betrouwbare besluitvorming. Hierbij maak je gebruik van data en rapportages om inzicht te genereren en contractuitnutting te monitoren.

Omdat dit een nieuwe functie is, speel je een actieve rol in de ontwikkeling van het contractbeheersproces. Je voert niet alleen uit, maar denkt mee, doet verbetervoorstellen en zorgt dat processen slimmer, duidelijker en consistenter worden ingericht. Zo maak jij de functie mede vorm, met een duidelijke focus op professioneel administratief contractbeheer.

Jouw taken

• Het opbouwen, onderhouden en toegankelijk houden van alle contractinformatie in het zaaksysteem of in het nieuwe contractmanagementsysteem.
• Correct vastleggen en actualiseren van rollen zoals contracteigenaar, contractmanager en accounthouder.
• Inzichtelijk maken van verplichtingen, betalingen en contractwaarden in SAP4/HANA en het actief monitoren van contractuitnutting, inclusief het leveren van relevante data en rapportages.
• Bewaken van voortgang, signaleren van knelpunten en het meenemen van stakeholders in de benodigde acties.
• Het initiëren en onderbouwen van verbetervoorstellen voor een efficiëntere en transparantere manier van werken.

Dit is je werkplek

De functie van contractbeheerder is bij dit team een nieuwe functie en is gepositioneerd bij de backoffice zorg. De afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling (ongeveer 260 FTE) biedt je een plek waar je jezelf kunt zijn. Hier werken we hand in hand met burgers en maatschappelijke organisaties om het beleid voor het sociaal domein vorm te geven en uit te voeren. In deze sector treden we op als opdrachtgever, maar ook als ondersteuner, partner en stimulator.

Wat we je aanbieden, is een stimulerende en collegiale werkplek, waar gezondheid, werk, bestaanszekerheid, zorg, jeugdzorg, onderwijs, asiel, inburgering, inclusie, sport en maatschappij samenkomen. Als lerende organisatie putten we inspiratie en motivatie uit de behoeften van de stad en haar inwoners. Bij ons draait alles om het bevorderen van een gezond stedelijk leven voor iedereen. We zien bestaanszekerheid als een essentiële voorwaarde voor succes. We investeren op een ongelijke manier om gelijke kansen voor iedereen te garanderen. Om de diverse behoeften van de Utrechtse samenleving te kunnen bedienen, vragen we jou om contact te maken met de stad en haar inwoners. Welk perspectief breng je mee en welke levenservaringen verrijken onze organisatie? Wat motiveert jou om je in te zetten voor Utrecht en het Sociaal Domein?

Dit is jouw inbreng

Voor deze functie voel jij je thuis in een rol waar structuur, nauwkeurigheid en samenwerking centraal staan. Met jouw oog voor detail zorg je dat dossiers compleet en betrouwbaar zijn. Je hebt ervaring met administratieve processen en systemen en houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Daarbij weet je collega’s te betrekken, spreek je hen aan waar nodig en zet je verbeteringen in beweging.

Wij vinden het daarnaast belangrijk om het volgende in jouw cv en/of motivatie terug te zien:

• Aantoonbare kennis en ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur als contractbeheerder.
• Ervaring met (financieel) administratieve processen.
• Ervaring met vastleggen en archiveren van informatie in een zaaksysteem of CMS.
• Kennis en ervaring met SAP4/HANA.
• Kennis van de CATS CM systematiek (en de PDCA cyclus).
• Een stevige persoonlijkheid die overzicht houdt, signaleert, vragen durft te stellen, kritisch is op onregelmatigheden in contracten en collega’s kan meenemen.

Dit bieden we je

• Een 32 of 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3489,- en € 4998,- op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel.

Voor meer informatie over de inhoud van de vacature of de functie kun je contact opnemen met Erik Loomans, manager bedrijfsvoering, via e.loomans@utrecht.nl.