Magnet.me  -  Het slimme netwerk waarop hbo‑ en wo‑studenten hun baan of stage vinden.

Het slimme netwerk waarop hbo‑ en wo‑studenten hun baan of stage vinden.

Managementassistent

Geplaatst 15 mei. 2024
Delen:
Werkervaring
1 tot 3 jaar
Full-time / part-time
Full-time
Salaris
€ 3.014 - € 4.244 per maand
Soort opleiding
Taalvereiste
Nederlands (Vloeiend)
Deadline
26 mei. 2024 00:00

Je carrière begint op Magnet.me

Maak een profiel aan en ontvang slimme aanbevelingen op basis van je gelikete vacatures.

Utrecht heeft jou nodig! Binnen het programmateam Hervormingen sociaal domein bij de gemeente Utrecht zijn wij op zoek naar een tijdelijke collega. We zoeken een enthousiaste en proactieve managementassistent waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een hectische en dynamische omgeving. Lees gauw verder en solliciteer direct.

Let op: dit betreft een tijdelijke vacature voor de duur van één jaar.

Dit is je werk

Als managementassistent binnen het programmateam Hervormingen sociaal domein bij de gemeente Utrecht ben je het visitekaartje van het team. Jouw werkzaamheden zijn zeer divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden. Je ondersteunt de drie programmamanagers op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied in de breedste zin van het woord.

Concreet houdt dit in dat jij:

  • Met plezier de complexe agenda van meerdere programmamanagers beheert.

  • Bijeenkomsten organiseert en vergaderzalen met bijbehorende faciliteiten reserveert.

  • Zorgt voor opvolging van gemaakte afspraken.

  • Administratieve taken uitvoert, zoals het aanmaken van een bestelling of hulp bieden bij de financiën.

  • In overleg overige ondersteunende werkzaamheden uitvoert.

Maandag, dinsdag en donderdag zijn verplichte werkdagen. Om aan je uren te komen, zou je eventueel nog een halve dag op de woensdag of vrijdag kunnen werken, die keuze laten we bij jou.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Als Management Assistent werk je bij je bij het organisatieonderdeel Maatschappelijke Ontwikkeling voor het Programmateam Hervormingen sociaal domein. Het team bestaat uit 14 collega's en richt zich op het realiseren van inhoudelijke veranderingen in het sociaal domein.

Je gaat werken voor de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling. Dit organisatieonderdeel ontwikkelt samen met inwoners en maatschappelijke organisaties het beleid voor het sociaal domein en is vaak opdrachtgever voor de uitvoering maar ook ondersteuner, partner of aanjager. Bij Maatschappelijke Ontwikkeling bieden we je een inspirerende, collegiale werkomgeving. Zorg, jeugdzorg, onderwijs, asiel, inburgering, inclusie, sport en samenleving zijn de onderwerpen waaraan wij werken.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Lees hier meer over onze organisatie.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Om deze functie goed te kunnen uitvoeren, is het belangrijk dat jij goede communicatieve vaardigheden en goede contactuele eigenschappen meebrengt op zowel management- als uitvoerend niveau. Ook zien we graag een proactieve houding terug, waardoor jij initiatief toont in het oppakken van werk en graag meedenkt. Omdat jij veel diverse werkzaamheden uitvoert, is het van belang dat jij flexibel bent en dus snel kunt schakelen tussen taken. Wanneer het druk is, houd jij je hoofd koel en behoud je het overzicht. Je hebt ervaring met MS-Officepakketten, vooral Outlook, MS Teams en staat open om nieuwe systemen snel te leren. We werken met verschillende systemen, waaronder SAP, UBEOO en Ibabs.

Verder vinden we het belangrijk om het volgende in je cv terug te lezen:

  • Je brengt MBO+/HBO werk en denkniveau mee;
  • Je hebt ruime ervaring als managementassistent (of vergelijkbaar) in een complexe omgeving.
  • Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als in geschrift.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod

  • Een werkweek van 24 tot 36 uur met een bruto maandsalaris tussen de € 3014,- en € 4244,- op basis van 36 uur per week (schaal 8). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden;

  • Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld;

  • Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar, met een optie tot verlengen. Als je al in dienst bent van de gemeente Utrecht kun je deze opdracht vervullen als tijdelijke interne klus;

  • Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel. Je werklocatie is het Stadskantoor, het centrum van onze uitvoerende organisatie;

  • Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als managementassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct maar uiterlijk op zondag 26 mei. We laten je zo snel mogelijk na de sluitingsdatum van de vacature weten of we je uitnodigen voor een eerste gesprek. De eerste gesprekken vinden in principe fysiek plaats op het Stadskantoor.

Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Marjoke Verschelling, Programmamanager sociaal en gezond, te bereiken via 06-14873720. Voor alle vragen over de procedure en de organisatie van Gemeente Utrecht kun je bellen met Irina Bonder, Corporate Recruiter, op 06 – 38 21 87 75. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje!

Kom je op gesprek, dan maken we tijdens de eerste gespreksronde gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. 

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.

Utrecht heeft jou nodig! Samen werken we aan een gezonde stad waar iedereen kan wonen, werken en meedoen. Steeds meer mensen kiezen voor onze mooie stad in het midden van het land. Een groeiende stad brengt impactvolle maatschappelijke vraagstukken met zich mee op het gebied duurzaamheid, wonen, sociale voorzieningen en infrastructuur. En daarom hebben wij jou nodig!  

Overheid
Utrecht
Actief in 1 land
6.000 medewerkers
50% mannen - 50% vrouwen
Gemiddeld 45 jaar oud