Magnet.me  -  Het slimme netwerk waarop hbo‑ en wo‑studenten hun baan of stage vinden.

Het slimme netwerk waarop hbo‑ en wo‑studenten hun baan of stage vinden.

Medewerker Kwaliteit & Ondersteuning DIV

Geplaatst 17 dec. 2023
Delen:
Werkervaring
3 tot 5 jaar
Full-time / part-time
Full-time
Salaris
€ 2.878 - € 4.052 per maand
Soort opleiding
Taalvereiste
Nederlands (Vloeiend)

Je carrière begint op Magnet.me

Maak een profiel aan en ontvang slimme aanbevelingen op basis van je gelikete vacatures.

Gemeente Delft Delft

Solliciteer nu

Wat is vereist?

  • Hbo werk- en denkniveau
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
  • Minimaal 3 jaar relevante werkervaring op het gebied van informatiebeheer

Wat krijg je?

  • €2.878 - €4.052 bruto p/m o.b.v. 36 uur (schaal 8, afhankelijk van kennis en ervaring)
  • 28 tot 36-urige werkweek
  • Een Individueel Keuze Budget
  • Flexibele werktijden en mogelijkheden voor hybride werken
  • 144 vakantie-uren (o.b.v. 36 uur) + 50,4 bovenwettelijke vakantie-uren

Wat doe je?

  • 15% Registratieverzoeken verwerken
  • 15% Interne vragen en verzoeken beantwoorden
  • 30% Kwaliteitscontrole uitvoeren
  • 10% Documenten archiveren
  • 30% Organisatie ondersteunen/adviseren over informatiebeheer

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Vacature

Als Medewerker Kwaliteit & Ondersteuning DIV bij de gemeente Delft heb je een cruciale rol in het waarborgen van de kwaliteit en integriteit van de informatie die binnenkomt en verwerkt wordt. Naast het verwerken van fysieke en digitale post, ben je verantwoordelijk voor het selecteren, beoordelen, scannen en registreren van diverse soorten documenten. Je zorgt ervoor dat deze documenten op de juiste manier worden opgeslagen en beheerd, zodat de gemeente te allen tijde verantwoording kan afleggen en weloverwogen beslissingen kan nemen.

Als vraagbaak voor vraagstukken over informatiebeheer en het zaaksysteem speel je een belangrijke rol in het ondersteunen van collega's en het waarborgen van een uniforme werkwijze. Daarnaast voer je kwaliteitscontroles uit op de geregistreerde zaken om de juistheid en volledigheid ervan te garanderen. Je houdt daarbij rekening met de geldende privacywetten en zorgt ervoor dat documenten op het juiste moment worden vernietigd.

Je komt te werken in team Documentaire Informatie (DI) dat bestaat uit verschillende Medewerkers Kwaliteit, Medewerkers Kwaliteit & Ondersteuning, Medewerkers Inrichting & Beheer en Medewerkers Regie & Advisering. Het Afdelingshoofd Informatiemanagement is de leidinggevende van deze functie.

Als je het leuk vindt om samen te werken met collega’s de dienstverlening te verbeteren en je het als een uitdaging ziet om aan collega's het belang van juiste documentatie uit te leggen, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Medewerker Kwaliteit & Ondersteuning DIV

Op een leuke werkdag heb je contact met collega’s van verschillende afdelingen, waarbij je actief kunt meedenken om hun werkprocessen efficiënter te maken.

Op een minder leuke werkdag moet je vooral routinematig werk uitvoeren. Op de meeste dagen heb je meer uitdaging, maar sommige administratieve klusjes moeten nou eenmaal ook gebeuren.

  • 07:00
  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • Vrije dag

    • Stand-up
    • Lunch
    • Kwaliteitscontrole uitvoeren
    • Kwaliteitscontrole uitwerken
    • Overleg met interne klant over informatiebeheer
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Instructies geven over zaakgericht werken aan interne afdeling
    • Lunch
    • Registratieverzoeken verwerken
    • Kwaliteitscontrole uitvoeren
    • Documenten archiveren
    • Overleg met klant
    • Voorbereiden kwaliteitsoverleg
    • Kwaliteitsoverleg
    • Lunch
    • Kwaliteitscontrole uitvoeren
    • Vragen van interne klant beantwoorden
    • Kwaliteitscontrole uitvoeren
    • Registratieverzoeken verwerken
    • Lunch
    • Overleg met collega
    • Postverdeling en -registratie
    • Registratieverzoeken verwerken

Voorbeeld uit de praktijk

Een nieuwe medewerker op de afdeling Toezicht & Handhaving heeft documenten voor een handhavingszaak verkeerd geregistreerd. Wat doe je?

Tijdens een kwaliteitscontrole signaleerde je al dat er in sommige zaken belangrijke persoonsgegevens ontbraken en onder een te algemene naam werden weggezet. Op die manier is het lastig om de zaak terug te vinden. Omdat deze collega meerdere zaken op deze manier heeft geregistreerd, besluit je contact met hem op te nemen. Je legt hem de registratieprocedure nog eens rustig uit en beantwoordt eventueel zijn vragen. Daarnaast zorg je er natuurlijk voor dat de eerder gevoerde zaken alsnog worden hersteld.

Groeipad

De gemeente Delft vindt het belangrijk dat jij je als medewerker ontwikkelt, je talenten inzet en het juiste werk doet. Hiervoor bespreek je regelmatig jouw professionele ontwikkeling met je leidinggevende. Om dat gesprek en jouw ontwikkeling te ondersteunen, wordt er gewerkt met Kenneth, het leermanagementsysteem van de gemeente Delft. Via Kenneth kun je online trainingen en cursussen volgen, zowel digitaal als op locatie. Al jouw leer- en ontwikkelactiviteiten staan in je ontwikkeldossier. Op die manier kunnen jij en je leidinggevende precies zien wat je tot nu toe hebt geleerd en waar er nog leerkansen liggen.

Medewerker Kwaliteit & Ondersteuning Informatiespecialist Adviseur Documentaire Informatie Businessadviseur Informatievoorziening

Werken bij Gemeente Delft

De gemeente Delft is een gemeente van contrasten. Delft is tot ver in het buitenland beroemd om de historische binnenstad (en om Delfts blauw), maar ook om innovatieve kenniscentra als de TU, TNO en Deltares. Het is een stad van monumenten en van experimenteren. Delft heeft een rijke historie en is toch, mede door tienduizenden studenten, jong gebleven.

Delft is de jongste oude stad van Nederland. Vernieuwing is al eeuwenlang onderdeel van het DNA van Delft. Ook vandaag kijkt de stad reikhalzend uit naar morgen: het bepaalt de agenda van het bestuur en de gemeentelijke organisaties. Denk hierbij aan spraakmakende infrastructurele projecten, sociale en bestuurlijke vernieuwing. Kortom: de gemeente omarmt nieuwe inzichten en creatieve oplossingen.

Bekijk bedrijfsprofiel van Gemeente Delft
  • Hoofdkantoor in Delft
  • 950 medewerkers
  • 50% / 50%
  • Gem. leeftijd 47 jaar
  • Informele kleding
  • Hybride werkmogelijkheden

Interessante baan?

Solliciteer nu Deel op

Meer banen

Toon alles

Nieuw

Inspecteur Eieren en Pluimveevlees

Leusden

Nieuw

Medewerker Beleidsuitvoering & Ondersteuning

Zoetermeer

Nieuw

Office Sales Engineer

Zevenaar

Al sinds we stadsrechten kregen in 1246 zijn we continu in beweging. Hier werd het beroemde Delfts blauw uitgevonden, bouwde Antonie van Leeuwenhoek een microscoop en vernieuwde Johannes Vermeer de schilderkunst. We zijn de stad van de TU, van DSM en van IKEA.
Van studenten en carrièremakers. Van Delvenaren en Delftenaren. In ons stadskantoor werkt een vernieuwende netwerkorganisatie aan de stad van morgen. Wil jij meewerken aan het Delft van de toekomst?

Overheid
Delft
2.000 medewerkers