Magnet.me  -  Het slimme netwerk waarop hbo‑ en wo‑studenten hun baan of stage vinden.

Het slimme netwerk waarop hbo‑ en wo‑studenten hun baan of stage vinden.

Deze vacature is verlopen. Je kunt daarom niet meer liken of solliciteren.

Vergelijkbare vacatures bekijken

Secretaris Huisvesting en Gebiedsontwikkeling

Geplaatst 25 mrt. 2024
Werkervaring
1 tot 3 jaar
Full-time / part-time
Full-time
Soort opleiding
Taalvereiste
Nederlands (Vloeiend)

Je carrière begint op Magnet.me

Maak een profiel aan en ontvang slimme aanbevelingen op basis van je gelikete vacatures.

Het Vastgoedbedrijf, afdeling Huisvesting en Gebiedsontwikkeling zoekt een

Secretaris Huisvesting en Gebiedsontwikkeling

Werkzaamheden

De Universiteit Leiden is de gebiedsontwikkelaar van het Leiden Bio Science Park. Binnen de afdeling Huisvesting en Gebiedsontwikkeling (HGO) van het Vastgoedbedrijf werken de projectmanager en de projectleiders van de gebiedsontwikkeling. Zij zijn actief in de gehele keten van ontwikkelings­activiteiten van de eerste planvorming tot kaveluitgifte en woonrijpe oplevering. Als secretaris ben je een belangrijke schakel in de administratieve processen en projectondersteuning rondom huisvesting en gebiedsontwikkeling en onderhoud je contacten met zowel collega’s als externen. Je ondersteunt in algemene zin het hoofd van de afdeling en werkt nauw samen met de projectteamleden Gebiedsontwikkeling.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • Ondersteuning van het hoofd van de afdeling; dagelijks afstemming over agenda- en mailboxbeheer met daaruit voortvloeiende acties zoals plannen van afspraken, afhandelen van e-mails, documenten printen;
  • Ondersteuning van de projectteamleden Gebiedsontwikkeling;
  • Uitgifte-contracten archiveren en opzoeken van contracten en documenten in digitale archiefsystemen;
  • Uitvoeren zelfstandige projectklussen (samen met een projectleider) zoals water, bomen, vergunningen, ontheffingen, parkeren, NEN-metingen;
  • Ondersteunen bij het opstellen van projectmandaten en plannen van aanpak;
  • CvB stukken voorbereiden;
  • Helpen met het uitvragen van offertes bij een aanbesteding;
  • Websites beheren: input leveren en up-to-date houden;
  • Verslagen/notuleren van projecten;
  • Verslagen/notuleren van diverse interne overleggen (afstemoverleg/stedenbouw);
  • Goedkeuringsbrieven verzorgen voor externe partijen inzake kabels- en leidingaanleg;
  • Het maken van overeenkomsten van opdrachten voor zzp’ers in Serviceplein;
  • Inwerkprogramma verzorgen bij nieuwe medewerkers (versturen van info, kennismakingsgesprekken inplannen, bloemetje regelen).

Profiel

De kandidaat die wij zoeken:

  • Heeft een afgeronde hbo opleiding en ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Kan goed plannen, is sociaalvaardig, servicegericht, stressbestendig, proactief, resultaatgericht, zorgvuldig en gericht op collegiale samenwerking maar kan ook zelfstandig werken;
  • Heeft ervaring met notuleren en vindt het aantrekkelijk om nieuwe werkzaamheden op te pakken;
  • Beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in zowel het Nederlands als Engels (pre);
  • Is digitaal vaardig en pakt nieuwe systemen snel op; beheerst het volledige Microsoft office pakket en heeft kennis van HTML en CMS;
  • Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en handelt integer.

Beschrijving organisatie

De Universiteit Leiden is eigenaar van een omvangrijke vastgoedportefeuille (400.000 m² BVO, 50 gebouwen, 75 ha grond, waarvan 25 ha uitgeefbaar), variërend van historische panden in de Leidse binnenstad tot geavanceerde researchlaboratoria in het Leiden Bio Science Park . Vastgoed valt als ondersteunende dienst direct onder het College van Bestuur.

Het Vastgoedbedrijf omvat de afdelingen: Huisvesting en Gebiedsontwikkeling (HGO), Techniek en Ontwikkeling, Planning en Financieel Beheer, Beheer & Onderhoud en Informatiemanagement. Vastgoed is een dynamische club van 40 vastgoedprofessionals, met op de werkvloer een hechte informele sfeer.

Binnen de afdeling HGO van het Vastgoed­bedrijf is een compact team actief in de ontwikkeling van het Bio Science Park. Hierbij worden korte lijnen en snelle besluitvormingsprocessen gehanteerd. Het team werkt samen met een externe steden­bouwer / supervisor en vastgoedadviseurs; tweewekelijks is er afwisselend een steden­bouwkundig atelier en een ontwikkelingsoverleg. Daar worden alle besluiten genomen waarbij besluiten over projecten boven een bepaalde omvang door het College van Bestuur worden genomen. Informatie over het Vastgoedbedrijf is te vinden op de website.

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar waarbij, afhankelijk van gebleken geschiktheid, een vaste aanstelling beoogd wordt. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.920,- en maximaal € 4.012,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 9).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

Diversiteit

Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar een inclusieve gemeenschap te zijn waarin alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en al hun mogelijkheden kunnen ontwikkelen. We verwelkomen diversiteit in ervaringen en perspectieven omdat zij onze universitaire gemeenschap verrijken en versterken.

De Universiteit Leiden is één van Europa’s meest vooraanstaande internationale onderzoeksuniversiteiten. De universiteit heeft zeven faculteiten in het alfa-, bèta- en gammadomein, is gevestigd in Leiden en Den Haag en heeft ruim 6.700 medewerkers en 29.520 studenten. Haar motto is Praesidium Libertatis – Bolwerk van Vrijheid.
Dankzij de bevlogen en betrokken medewerkers heeft de universiteit een leidende rol in wetenschappelijk onderzoek…


De Universiteit Leiden is één van Europa’s meest vooraanstaande internationale onderzoeksuniversiteiten. De universiteit heeft zeven faculteiten in het alfa-, bèta- en gammadomein, is gevestigd in Leiden en Den Haag en heeft ruim 6.700 medewerkers en 29.520 studenten. Haar motto is Praesidium Libertatis – Bolwerk van Vrijheid.
Dankzij de bevlogen en betrokken medewerkers heeft de universiteit een leidende rol in wetenschappelijk onderzoek en onderwijs en scoort Leiden elk jaar zeer goed in toonaangevende rankings. De lat ligt dan ook hoog. Ongeacht welk werk u aan onze universiteit doet, u wordt altijd aangemoedigd om uw horizon te verbreden, uw talenten te ontplooien en het maximale uit uzelf te halen.

Educatie
Leiden
6.700 medewerkers