Secretaresse College van Bestuur bij de afdeling Bestuurssecretariaat

Functie

Binnen de afdeling Bestuurssecretariaat zijn we op zoek naar een secretaresse. Samen met je twee collega-secretaresses ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het College van Bestuur. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken goed verloopt en de collegeleden hun werk zo efficiënt en voorbereid mogelijk kunnen doen. Primair werk je in deze functie voor de voorzitter van het College van Bestuur. Een goede samenwerking met de andere collega-secretaresses is van essentieel belang, mede vanwege de vervanging van deze collega’s bij afwezigheid en het flexibel kunnen overnemen van elkaars taken.

Taken

• Complex agendabeheer.

• Afhandelen van mail, post en telefoon.

• Zelfstandig opstellen en verzorgen van zakelijke correspondentie.

• Organiseren, voorbereiden en het incidenteel notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten.

• Inhoudelijke ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de collegevoorzitter.

• Signaleren en bewaken van voortgang van acties.

• Documenteren en archiveren van informatie.

• Het uitvoeren van administratief ondersteunende werkzaamheden, zoals het regelen van (buitenlandse) reizen.

hotelreserveringen en visa en het afhandelen van facturen en declaraties.

• Het bij afwezigheid van de betreffende collega beoordelen en verwerken van informatie in het promovendivolgsysteem en overige administratieve werkzaamheden rond het College voor Promoties.

Profiel

Je hebt/bent:

• hbo-werk- en denkniveau;

• ruime werkervaring in een soortgelijke, bestuurlijk ondersteunende functie;

• werkervaring in een academische context en/of bestuurlijke omgeving is een pre;

• een zeer goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;

• goede beheersing van het MS Office pakket;

• een zelfstandige en accurate werkhouding, maar kunt daarnaast ook uitstekend functioneren in een team;

• hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en hebt een servicegerichte instelling;

• stressbestendig en houdt ook bij een verhoogde werkdruk het overzicht en kunt prioriteren op urgentie;

• discreet en integer;

• sociaal en communicatief vaardig;

• proactief, werkt gestructureerd en denkt in oplossingen.

Aanbod

Het betreft een aanstelling voor één jaar voor 0,9 - 1,0 fte met uitzicht op een vast dienstverband. Het salaris is afhankelijk van je opleiding en relevante ervaring en bedraagt minimaal € 2.579,- en maximaal € 3.445,-, bruto per maand bij een fulltime dienstverband (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten).

Daarnaast mag je rekenen op 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (o.a. goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie: Werken bij de Universiteit Utrecht.

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Het bestuurssecretariaat is onderdeel van de Universitaire Bestuursdienst en verzorgt secretariële, logistieke en coördinerende taken voor het College van Bestuur, de Raad van Toezicht, de Universiteitsraad, het Lokaal Overleg en andere organen op universitair niveau. Het bestuurssecretariaat bestaat onder meer uit het secretariaat van de leden van het College van Bestuur, de griffie, de afdeling Documentbeheer en Archief en het Bureau Pedel en staat onder leiding van de bestuurssecretaris.