4 tips om een goede zakelijke e-mail te schrijven

Heb je interesse in een loopbaanontwikkeling die je leven en carrière verbetert? Als je je schrijftechniek van een e-mail verbetert, maak je het leven van je collega’s een stuk aangenamer. Ondanks de groei van social media en andere platformen, blijft e-mail gewoon bestaan. Daarom moet je weten hoe je een goede e-mail schrijft. E-mail blijft de belangrijkste vorm van zakelijk communiceren . Daarom wil je e-mails schrijven die je collega’s of werkgever begrijpen. De kans is groot dat je het grootste gedeelte van je dag besteedt aan het sorteren en sturen van e-mails. Dus: effectieve communicatievaardigheden kunnen je, en de mensen om je heen, een hoop tijd schelen.

Tip 1: Zorg voor een goed onderwerp

Het schrijven van een goede titel is een ware kunst. Een derde van de mensen besluit namelijk wel of niet een e-mail te openen op basis van het onderwerp van een e-mail. No pressure verder… Verschillende onderzoeken laten zien dat een gepersonaliseerde titel een open ratio van 50% heeft (dat is hoog). Een goede titel kan bijvoorbeeld zijn:

  • Open sollicitatie – jouw naam
  • Afgestudeerde social media expert zoekt een nieuwe uitdaging
  • Kennismakingsverzoek – jouw naam

Het is belangrijk dat je het onderwerp van de e-mail professioneel houdt. Vermijd dus openingszinnen als: “Hey!” of “Hoe is het?” Gebruik alleen professionele en nette taal: dit is misschien wel onze meest cruciale tip om een goede e-mail te schrijven.

Tip 2: Houd het kort

Tenzij je een soort nieuwsbrief stuurt; houd je e-mails kort. Dit geldt voor alle e-mails die je stuurt en is de basis om een goede mail te schrijven. Of het nou interne e-mails zijn, salesmails of promotionele e-mails. Houd het kort, want niemand wil ook maar een seconde langer in zijn of haar inbox zitten dan nodig.

De gemiddelde leestijd van een e-mail is sinds 2011 met 7% gestegen.

Dus: hoe kort moeten die e-mails nou zijn? Denk aan je laatste opdracht of essay die je geschreven hebt. Beeld je dat in en haal daar een paar honderd woorden vanaf. Je e-mail mag ongeveer 70 tot 100 woorden bevatten. Uit onderzoek blijkt namelijk dat e-mails met 70 tot 100 woorden een hogere respons ratio van 51% hebben. Dus in het vervolg iets minder essay en iets meer straight to the point.

Tip 3: Houd het bij één ‘groot idee’ per e-mail

Even eerlijk – je stuurt een e-mail met een reden. Er moet natuurlijk sowieso een overkoepelende reden zijn voor waarom je die e-mail überhaupt stuurt. Maar hoe kan je dat nou het beste verwoorden? Hier zijn een paar voorbeelden hoe je dat kan doen:  

  • “Het belangrijkste om te onthouden is …”
  • “Het belangrijkste uitgangspunt van ons gesprek is …”
  • “Wat ik nu van je nodig heb, is…”

Let er wel op dat je geen open vragen stelt. Je moet je proberen te uiten in statements, als:

“Ik denk dat het de beste optie is om de campagne op woensdag te lanceren. Als je akkoord gaat, dan hoor ik dat graag en ga ik verder met de lancering. Zo niet, laten we dan kijken wat er moet veranderen.”

In plaats van:

“Dus jongens, wat denken jullie ervan? Ik sta open voor ideeën.”

Tip 4: Sluit sterk af

Sluit waar mogelijk af met de mooiste woorden van de wereld. E-mails die eindigen met ‘met vriendelijke groet’ of ‘hoogachtend’ zijn erg algemeen en niet heel origineel. Volgens bevindingen van Boomerang kregen e-mails die eindigden met een variatie, anders dan de afsluitingen zoals hierboven genoemd, veel meer reacties dan e-mails met een populaire groet. Denk er dus eens over na om je e-mails af te sluiten met: ‘Dankjewel’.

Als je betere e-mails kunt schrijven, maak je een nieuwe standaard van topkwaliteit wanneer je werkgevers benadert voor mogelijkheden.

Het is natuurlijk niet je doel om over te komen als Moeder Theresa of de Dalai Lama. Maar je hebt nu wel de kennis om een goede mail te sturen die je de volgende stage of startersfunctie oplevert.

Laat die toekomstige werkgever dus zien hoe geweldig e-mails kunnen zijn en haal die baan of startersfunctie binnen.