MT-secretaris

Dit ga je doen

Wij zoeken een proactieve verbinder, iemand die stevig in zijn schoenen staat, vooruitdenkt en onze managementteams ontzorgt. Iemand die met energie en overtuiging het verschil maakt. Iemand die de businessunit IT vertegenwoordigt als ambassadeur en zorgt dat alles op rolletjes loopt, van overleg tot heidag.

Wat ga je doen?

Als MT-secretaris (of beter gezegd: spin in het web van de businessunit IT) ben jij het hart van de organisatie. Je bent een strategisch ondersteuner, je verbindt afdelingen, afdelingsmanagers en collega’s en zorgt dat iedereen goed geïnformeerd en voorbereid is. Je ondersteunt het managementteam van Organisatie en Personeel Rijk binnen het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Je zorgt voor een goede voorbereiding, verslaglegging en opvolging van de MT-vergaderingen. Daarnaast bewaak je de voortgang van acties en besluiten en fungeer je als schakel tussen het MT en de rest van de organisatie.

• Bereidt overleggen, heisessies en regie- of stuurgroepen inhoudelijk én organisatorisch voor;
• Leest, analyseert en annoteert het managementteam over de inkomende stukkenstroom van BZK en O&P Rijk en schrijft mee aan stukken vanuit de businessunit IT;
• Helpt de managementteams bij de voorbereiding van overleggen en bewaakt afspraken, deadlines en acties;
• Geeft gevraagd en ongevraagd inhoudelijk, procedureel en bestuurlijk advies over actuele zaken aan de directeur, de afdelingshoofden en teammanagers;
• Helpt de managementteams om gestructureerd te overleggen en haalbare realistische planningen op te stellen. Hier pak jij het eigenaarschap;
• Pakt afdelingsoverstijgende onderwerpen op en brengt deze tot een resultaat;
• Hebt een spilfunctie bij het opstellen van verschillende rapportages van de businessunit;
• Werkt samen met de managementondersteuners. Zij pakken de organisatorische kant op, jij houdt de regie bij diverse voorkomende werkzaamheden;
• Schakelt moeiteloos tussen inhoud en proces en houdt altijd het overzicht;
• Stelt de agenda’s van de managementteamoverleggen samen, maakt de verslagen en bewaakt de actiepunten;
• Coördineert de managementplanning van de businessunit IT;
• Bent verantwoordelijk voor de communicatie intern en extern voor de businessunit IT;
• Werkt samen met de MT-secretarissen van de andere businessunits van O&P Rijk en de directiesecretarissen van O&P Rijk.
• Voorbereiden en notuleren van MT-vergaderingen;
• Opstellen van agenda’s en bewaken van de voortgang van actiepunten;
• Coördineren van informatiestromen binnen het MT;
• Ondersteunen bij beleidsvoorbereiding en -uitvoering;
• Signaleren van knelpunten en adviseren over verbeteringen in processen.

Je bent de verbinder tussen beleid, uitvoering en management. Of het nu gaat om een upgrade van het hr-landschap, vernieuwing van telefonie, Identity & Access Management of de introductie van een nieuw ITSM-systeem: jij zorgt dat de juiste mensen aan tafel zitten en dat beslissingen goed landen in de organisatie.

Je bent een echte doener én denker: proactief, zelfstandig en in staat om het overzicht te bewaren, ook in complexe situaties. Je houdt van structuur, maar weet je ook moeiteloos aan te passen wanneer de dynamiek daarom vraagt. Als sterke gesprekspartner en natuurlijke verbinder weet je mensen mee te krijgen en bruggen te slaan tussen verschillende belanghebbenden.

Daarnaast heb je plezier in schrijven, analyseren en adviseren. Je vindt het leuk om teksten te schrijven en te redigeren, en zorgt ervoor dat stukken niet alleen inhoudelijk kloppen, maar ook helder en aantrekkelijk zijn. Je voelt je thuis in een omgeving waar IT en organisatie samenkomen, en je staat stevig voor de belangen van de businessunit.

Dit vragen wij

• Je hebt hbo-/wo-werk- en -denkniveau.
• Ten minste 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie is een pré.
• Je hebt een scherp gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Ervaring als secretaris of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Proactieve en nauwkeurige werkhouding.
• Affiniteit met het werken binnen de Rijksoverheid.

Competenties

• Samenwerken – je communiceert constructief, werkt gericht aan gezamenlijke doelen en weet mensen met verschillende achtergronden te verbinden.
• Zelfontwikkeling – je reflecteert op je eigen handelen, vraagt en geeft feedback, en zet je actief in voor het leren en ontwikkelen van jezelf én anderen.
• Initiatief – je ziet kansen, denkt vooruit en draagt ideeën aan die bijdragen aan de verbetering van processen, samenwerking en klantwaarde.
• Moed – je durft te handelen in complexe of nieuwe situaties, spreekt je uit met respect en zet veranderingen met optimisme in beweging.
• Klantgerichtheid – je hebt oog voor de impact van IT-dienstverlening op de organisatie en draagt actief bij aan de verbetering van onze interne klantwaarde.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (1 jaar).
• Een uitdagende functie binnen een dynamische overheidsorganisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een collegiaal en professioneel team.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof, of verlof juist omzetten in budget. Of je kunt het besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals het aflossen van je studieschuld of het aanschaffen van een fiets. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Hier kom je te werken

Je gaat aan de slag binnen de businessunit IT van O&P Rijk. Met ruim 150 collega’s beheren, wijzigen en realiseren we IT-applicaties om de HR-dienstverlening van O&P Rijk voor de Rijksoverheid te ondersteunen. Zo ondersteunen wij onder andere de applicaties achter WerkenvoorNederland.nl en het P-Direkt portaal, waarin 155.000 Rijksambtenaren zelf hun personeelszaken kunnen regelen. Onder onze verantwoordelijkheid vallen ook de salarisverwerking voor alle Rijksambtenaren en de digitale personeelsdossiers waarin alle documenten en salarisstroken worden opgeslagen. Wij voeren de regie richting IT-(rijks)partners en leveranciers. Daarnaast adviseren we over technologische ontwikkelingen.

Naast het zorgen voor continuïteit op het gebied van IT, richten we ons ook op de nieuwe businessvragen. Dit doen we grotendeels via Scrumprincipes en met verschillende DevOps-teams. Denk hierbij aan teams bestaande uit ontwikkelaars, testers, architecten, projectleiders en beheerders. Deze teams hebben allemaal een eigen specialisatie en ontwikkelen software voor nieuwe en verbeterde dienstverlening. Daarnaast lossen zij incidenten op en nemen het beheer van de applicaties voor hun rekening.

Een groot deel van onze applicaties wordt in de komende jaren vervangen of ingrijpend vernieuwd. Zo zorgen we ervoor dat we ook in de toekomst relevante en moderne dienstverlening kunnen blijven bieden. Dit geldt ook voor onze businessunit: wij blijven ons ontwikkelen.

Sluit jij bij ons aan? Dan krijg je er een vooruitstrevende werkomgeving voor terug. Je krijgt bij ons de ruimte om opleidingen te volgen, jezelf te ontwikkelen en door te groeien. Daarnaast hechten veel waarde aan werkplezier en is een goede werk-privé-balans voor ons belangrijk.

Over Organisatie en Personeel Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties)

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is dé hr-dienstverlener voor de Rijksoverheid. We bieden een breed palet aan producten en diensten op het gebied van organisatie en personeel voor medewerkers, managers en hr-directies van de Rijksoverheid. Van loopbaancoaching en bedrijfszorg tot arbeidsjuristen en salarisbetaling: al deze taken zijn bij ons ondergebracht.

Onze missie? Wij zorgen ervoor dat meer dan 155.000 rijksambtenaren optimaal kunnen werken, zodat zij zich elke dag opnieuw kunnen inzetten voor een beter Nederland. Als organisatie gaan wij multidisciplinair en betrouwbaar te werk. De efficiënte verwerking van grootschalige HR-processen én zorgvuldige begeleiding van individuele cases is bij ons in deskundige handen.

Wij zijn een shared service organisatie en vallen onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Onze ruim 2.000 medewerkers werken op verschillende locaties en in alle provincies van Nederland. En leuk om te weten: we hebben ook een locatie op Bonaire.