Directiesecretaris

Functieomschrijving

Een functie vol dynamiek, uitdaging en inhoudelijk actuele en interessante onderwerpen. Als directiesecretaris spring je bij ons op de rijdende trein van de directie CIO-office, IBB en Veiligheid. Eenmaal onderweg draag jij er als rechterhand van de directie en het MT aan bij dat de directie goed op koers blijft.

Je ondersteunt en adviseert de directeur en het managementteam (MT) op strategisch en tactisch niveau, zowel inhoudelijk als organisatorisch. En ook medewerkers kunnen met allerlei vraagstukken bij jou terecht voor advies of een verwijzing naar de juiste contacten. Het is aan jou om vergaderingen van het MT voor te bereiden, relevante agendapunten aan te dragen en het verslag op te stellen. Je bent als directiesecretaris onderdeel van het MT en neemt deel aan de MT vergaderingen, geeft toelichtingen en werkt besluiten (in samenwerking) uit.

Dankzij jou hebben we onze planning-en-controlcyclus op orde. Je hebt een actieve rol in de P&C cyclus en zorgt voor een goede afstemming met de financial controller van het werkveld van de plaatsvervangend secretaris-generaal en de adviseurs bedrijfsvoering. Je stelt het jaarplan op en ondersteunt het MT bij het behalen van de doelen, hierin heb je een monitorende rol. Je hebt tevens een rol op de ondersteuning van de communicatie zowel binnen als buiten CIV. Dit doe je in samenwerking met collega’s van andere directies. Zo zorg je ervoor dat het Rijksportaal up-to-date blijft en houd je collega’s op de hoogte van SZW-brede ontwikkelingen.

Je helpt nieuwe medewerkers met een goede onboarding, door hun wegwijs te maken binnen CIV en SZW. Maar ook door het up-to-date houden van de handleidingen en als aanspreekpunt.

Ook organisatorisch wordt van je verwacht vooruit te kijken, directiebrede activiteiten (zowel sociaal als inhoudelijk) te plannen en te coördineren en ben je dé contactpersoon voor veel diverse onderwerpen binnen SZW. Van WOO contactpersoon tot aan communicatie.

Kortom: je pakt een grote variëteit aan taken op en zorgt dat die correct en tijdig uitgevoerd worden. Informatievoorziening en integrale veiligheid zijn thema’s waar veel om te doen is, en die actuele vraagstukken en ontwikkelingen met zich meebrengen. Zowel binnen als buiten de directie. Als directiesecretaris voel je politieke ontwikkelingen aan en schakel je continu tussen betrokken partijen en tussen inhoud en proces. Dat maakt jouw functie nog eens extra uitdagend.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie

Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

Functie-eisen

• Je hebt een hbo- of wo-diploma en bijvoorbeeld een bestuurskundige of informatieachtergrond.
• Je hebt een aantal jaren werkervaring waarin je zowel je communicatieve vaardigheden als je organisatievaardigheden hebt geprofessionaliseerd.
• Je hebt een brede algemene ontwikkeling en kunt goed reflecteren.
• Je hebt ervaring met adviseren in een politiek-bestuurlijke context.
• Je hebt affiniteit met de directieonderwerpen: informatievoorziening en integrale veiligheid.
• Je bent sterk in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen en komt met passende voorstellen om hierop in te spelen.

Over jou

Laat planningen maken en de structuur bewaken in een vergadering maar aan jou over. Jij bent namelijk sterk in planmatig werken en bovendien pragmatisch in je aanpak. Je hebt een gezonde dosis nieuwsgierigheid en durft op een sociaal prettige manier kritisch te zijn. Schriftelijk en mondeling kun je je uitstekend uitdrukken en je denkt goed na over wat je naar collega’s buiten het managementteam communiceert. Je bent je namelijk sterk bewust van de politieke gevoeligheid van de onderwerpen en discussies die tijdens overleggen ter sprake komen.

Wij staan voor gelijkwaardige kansen op de arbeidsmarkt. Om te voorkomen dat onze onbewuste associaties bij een kandidaat onbedoeld een selectiebeslissing kleuren, proberen we het proces zo veel mogelijk te objectiveren. Daarom moedigen wij je aan om je ervaring, kennis en competenties te benadrukken in je cv en motivatiebrief, aan de hand van de functie-eisen.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naar het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Wat bieden wij jou nog meer?

• Een prettige, open werksfeer met veel aandacht voor het individu.
• Een mooie werkomgeving, op een paar minuten afstand van Den Haag Centraal Station en een kantine gericht op gezonde voeding.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, bijvoorbeeld in de vorm van diverse opleidingsmogelijkheden.
• Oog voor een goede werk-privé balans; je werktijden/dagen stem je in goed onderling overleg met je naaste collega’s af.
• De mogelijkheid tot hybride werken (het percentage dat je vanuit huis, dan wel op kantoor werkt kan echter per functie/afdeling verschillen).
• Een vergoeding om thuis een prettige werkplek in te richten, conform de CAO Rijk.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie CIO-office, Informatie voor bedrijfsvoering en beleid en Integrale Veiligheid (CIV) draagt bij aan het veilig en beheerst omgaan met IV. We helpen bestuurders en opdrachtgevers zodat beleid en projecten uitvoerbaar, veilig en toekomstbestendig zijn. En dat wordt voldaan aan alle moderne eisen, zoals die op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. Tegelijk helpen we hun de kansen van nieuwe technologie zoals data en algoritmen te benutten.

Dat vraagt om een kritische blik én om hulp vanuit onze directie CIV. We adviseren belangrijke beslissers, waarbij we onze kennis van de SZW-beleidsterreinen combineren met vakinhoudelijke kennis van IV zoals data, privacy, informatiebeveiliging, informatiemanagement en techniek. Dit doen we vanuit adviserende, helpende én een onafhankelijke rol binnen het kerndepartement.

Bij risicovolle projecten gebruiken we een zogeheten CIO-oordeel, waarin we vanuit onze expertise kijken naar slaagkans en risico’s. Dit doen we dan vanuit onze toezichthoudende rol. Bij al onze advisering kijken we trouwens niet alleen naar wat er niet kan, maar ook hoe het wél kan. We werken intensief samen met onze beleidsdirecties, de Nederlandse Arbeidsinspectie en andere ministeries. Daarnaast is er regelmatig contact met bijvoorbeeld het UWV en de Sociale Verzekeringsbank, die als zelfstandige bestuursorganen bijdragen aan de maatschappelijke doelen van SZW.
Doordat het werk van de directie CIV zich afspeelt in een politiek-bestuurlijke omgeving, word je uitgedaagd om in je werk af en toe uit je comfortzone te stappen en lef te tonen, terwijl je ook goed in verbinding blijft met de collega’s van beleid en uitvoering. De directie CIV bestaat uit zo'n 40 medewerkers. Er is een breed scala aan disciplines in huis, want onze directie voert zowel taken van een CIO-office als die rond informatiebeveiliging, privacy, digitale toegankelijkheid en integrale veiligheid uit.

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen zodat je zelf kunt bijdragen aan je eigen toekomst. Als het tegenzit zorgen we voor een vangnet, en als je met pensioen gaat voor een inkomen. Dat kan alleen in een land waar mensen er voor elkaar zijn.

Wij willen beleid maken dat voor iedereen werkt. We luisteren naar wat er speelt in de samenleving; werken nauw samen met partners, en spelen in op nieuwe ontwikkelingen, nationaal en internationaal. We buigen ons over vragen die niet bepaald tot de gemakkelijkste behoren. Over het sociaal beleid, de toekomst van de verzorgingsstaat en de betaalbaarheid van de oudedagsvoorziening. Maar ook over de vergrijzingsproblematiek en de veiligheid op de werkplek.

We stimuleren de naleving van regels en als er misstanden zijn, treden we op. Het ministerie geeft als werkgever het goede voorbeeld.