Managementassistent

Functieomschrijving

Voor deze functie zijn wij op zoek naar een managementassistent die snel weet te schakelen in een complexe en dynamische omgeving. Je bent iemand die laat zien dat je werkwijzen snel eigen kunt maken. Je bent communicatief- en sociaal vaardig. Je kan goed prioriteren en omgaan met wijzigingen in prioriteiten. Jouw belangrijkste taak is het volledig ontzorgen van het managementteam. Jij zorgt ervoor dat zij maximaal kunnen presteren door het bieden van de juiste secretariële ondersteuning. Jij fungeert als aanspreekpunt voor interne relaties, weet elk telefoontje te beantwoorden, en zorgt dat vragen of verzoeken bij de juiste personen terecht komen. Je zorgt ervoor dat de collega’s die jarig zijn of een jubileum vieren in het zonnetje worden gezet. Voor IT-zaken ben je het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers. Je bent verantwoordelijk voor alle zaken op het gebied van in-en uitstroom van (nieuwe) medewerkers.

Daarnaast pak je nog diverse ad hoc zaken op, zoals:

• Agenda beheer
• Organiseren van meetings
• Begeleiding van bezoekers
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het uitwerken en opvolgen hiervan
• Afhandelen van inkomende en uitgaande mail

Op de vestiging werk je solo, dus ben jij eigenaar van het secretariaat. Daarnaast werk je landelijk samen met de managementassistenten van de andere vestigingen. Je functioneert als een collegiaal team, waarin je elkaar bijstaat in drukke perioden en vervangt bij afwezigheid. Regelmatig hebben jullie een collegiaal overleg. Dit betekent dat je ook wel eens op de andere vestigingen bent.

Functieeisen

Als managementassistent ben je gewend om goed samen te werken. Daarnaast ben je iemand die van nature goed is in organiseren en regelen. Je bent proactief en in staat om werkzaamheden zelfstandig op te pakken. Ook ben je klantgericht, flexibel en stressbestendig.

• MBO niveau 4 /HBO opleiding op secretarieel gebied afgerond (Directiesecretaresse/Managementassistent/Officemanagement)
• Werkervaring als management assistent, office manager of (directie)secretaresse is een pre
• Je bent communicatief vaardig en beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Goede kennis van het MS office pakket
• Je hebt kennis en ervaring met plannen, organiseren en notuleren gaat je goed af
• Je toont initiatief, bent proactief en je bent goed in timemanagement
• Je bent gewend om discreet, secuur en zelfstandig te werken
• Je bent zeer georganiseerd, leergierig en betrokken

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je komt te werken bij het Ressortsparket, dat verantwoordelijk is voor de behandeling van alle strafzaken in hoger beroep. Bij het RP werken we aan omvangrijke en juridisch complexe dossiers van zeer diverse maatschappelijk relevante zaken. We zijn één landelijke organisatie met vier vestigingen: Den Bosch, Den Haag, Amsterdam en Arnhem-Leeuwarden. Je werkplek is het Paleis van Justitie Den Haag, waar je de 2 afdelingshoofden van de vestiging ondersteunt. De omgang is informeel, waarbij je veel ruimte hebt voor eigen ideeën en inbreng.

Managementassistent is onderdeel van de afdeling Administratie. Dit team is een hecht, hardwerkend team, waar ook altijd ruimte is om samen leuke dingen te doen. Bij het Ressortsparket zorgen we goed voor onze medewerkers. Op de afdelingen is er gratis vers fruit.

Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim 6.000 medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega’s zich bij het OM thuis voelen, gerespecteerd en gewaardeerd worden.

Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen via ressartsparketp&o-adviseurs@om.nl.