Directiesecretaris

Directiesecretaris

Je speelt een belangrijke rol in bestuurlijke- en ambtelijke besluitvormingsprocessen rond het thema Wonen en volkshuisvesting, een van de belangrijkste onderwerpen voor de inwoners van Amsterdam. Je zorgt ervoor dat collega’s, de directie, de wethouder, het college van B&W en de gemeenteraad altijd op tijd de juiste informatie hebben. Merk je dat het proces vastloopt? Dan signaleer je dit meteen en denk je mee over oplossingen. Je verbindt inhoud, proces, organisatie en het stadsbestuur en zorgt voor een goede samenwerking.

De functie

Je adviseert en ondersteunt met een scherpe blik en veel gevoel voor bestuurlijke en ambtelijke processen. Wonen is een onderwerp dat veel politieke en maatschappelijke aandacht krijgt. Samen met je collega’s werk je aan het optimaal ondersteunen van de besluitvorming binnen de directie Wonen en de verdere ontwikkeling van de organisatie. Jullie zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsprocessen en dragen bij aan een organisatie die deze processen effectief ondersteunt.

• Je biedt collega’s procesondersteuning bij het aanleveren van bestuurlijke stukken, waarbij je de collega’s ook wegwijs maakt in het bestuurlijk besluitvormingsproces. Ook adviseer je hen over de planning en de uitkomsten van bestuurlijke documenten.
• Je ondersteunt je collega’s bij de afhandeling van raadsproducten, zoals moties, initiatiefvoorstellen en toezeggingen.
• Je coördineert de uitvraag voor de annotaties voor de wethouder(s) voor commissie- en raadsvergaderingen en overige afspraken van de wethouder en ziet toe op de kwaliteit.
• Je houdt de termijnagenda’s van raadsproducten bij en zorgt voor voortgangsrapportages aan de wethouder.
• Je levert een bijdrage aan organisatiebrede opgaven die de interne organisatie versterken en verbeteren.

Afhankelijk van jouw kwaliteiten en ambities kun je naast je reguliere werkzaamheden extra taken oppakken om jezelf verder te ontwikkelen.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Directie Wonen is onderdeel van het Cluster Ruimte en Economie en heeft als doelstelling voldoende beschikbaarheid van betaalbare, goede en duurzame woningen, een rechtvaardige verdeling van de woningen en een rechtmatig gebruik van de woningen. Met die opdracht is de organisatie de laatste jaren volop in ontwikkeling. Met meer dan 250 collega’s werkt Wonen aan het helpen oplossen van de wooncrisis. Amsterdam is een populaire stad om te wonen, te recreëren en om te verblijven. Deze populariteit heeft gevolgen voor de vraag en aanbod aan woonruimte en voor de leefbaarheid. De roep de woningmarkt te reguleren groeit, de verduurzaming van de (bestaande) woningvoorraad is een van de bestuurlijke speerpunten en wij helpen meer kwetsbare bewoners met het zoeken naar passende woonruimte.

De directie Wonen bestaat uit 2 afdelingen en in totaal 13 teams, je gaat werken bij het team Bedrijfsvoering.

Voor deze functie Directiesecretaris beschik je over:

• HBO werk- en denk niveau.
• Minimaal 2 jaar ervaring als beleidsadviseur of bestuurssecretaris.
• Sterke affiniteit met het werk in een complexe bestuurlijke context.
• Ervaring in het adviseren van hoger management en bestuur, aantoonbaar in je cv of motivatiebrief.

Aan competenties breng je mee:

• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Initiatief: Onderneemt zelfstandig actie. Signaleert kansen en zet deze om in verbeterings- en vernieuwingsacties, die bijdragen aan betere organisatieprestaties.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.

Jij bent op je best wanneer je een ondersteunende en proactieve rol kunt pakken. Je bent accuraat, servicegericht, kunt goed samenwerken en hebt een actieve houding en een groot gevoel voor verantwoordelijkheid. Je bent adviesvaardig en hebt overtuigingskracht. Ook ben je goed in (notities) schrijven en notuleren. En natuurlijk kun je goed plannen en processen organiseren.

Arbeidsvoorwaarden

Als Directiesecretaris kom je ons 32 - 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.602,- tot € 5.313,- (schaal 10) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 24 november.

"Over de functie kun je Sebastiaan van Rooijen benaderen."
Sebastiaan van Rooijen, Manager bedrijfsvoering

"Over de sollicitatieprocedure kun je Melanie Nooij Corporate recruiter benaderen via."
Melanie Nooij, Corporate recruiter