Operations Manager / Management assistant

Doel van de functie:

Als Management Assistent fungeer je als een essentiële schakel binnen ons bedrijf en werk je direct samen met de founders. Je biedt ondersteuning op directieniveau, beheert verschillende operations, administratieve en marketingtaken en zorgt voor de algehele coördinatie en uitvoering van uiteenlopende projecten. Je bent proactief, veelzijdig en beschikt over een hands-on mentaliteit.

De ideale rol voor een Jr die zich breed wil ontwikkelen, houdt van verantworodelijkheiden, snelheid en toekomstige ambities heeft als ondernemer of toekomstig CEO!

Verantwoordelijkheden:

• Rapporteren: je werkt nauw samen en rapporteert rechtstreeks aan de directie.
• Team: je bent onderdeel van het operationele team en werkt samen met Sales & Marketing, Customer Success en Product.
• Management Assistant
• Organiseren, voorbereiden en verslaglegging van directie-, management- en aandeelhoudersvergaderingen
• Ondersteunen van directie met projectmanagement en executie van eenmalige en periodieke projecten
• Management assistant taken als agendabeheer, projectplanning en inbox
• Voorbereiden en opzetten van presentaties, zoals kwartaalrapportages.
• Marketing
• Projectmanagement en afstemming tussen Marketing Agency en onze afdelingen
• Ondersteuning in de executie van onze marketing en communicatie strategie
• Website-, social media beheer en content creatie
• Samenwerken met externe marketing specialisten en uitvoeren van interne strategie.
• Human Resources:
• Faciliteren van de onboarding voor nieuwe medewerkers.
• Werving en selectie: functieprofielen opmaken, recruiten en contact met recruiters en platformen.
• Opstellen van arbeidscontracten en verslaglegging van functioneringsgesprekken.
• Opzetten, beheer en executie van onze social calendar/events.
• Coördineren van jaarlijkse geschenken voor medewerkers, klanten en partners.
• Office- & Facility management
• Ondersteuning in administratie: o.a. controle en voorbereiding van uitgaande facturen, controle van inkomende facturen en data-management van onze opdrachten (o.a. CRM)
• Office management / Facilitair management taken als: presentaties en social events organiseren, voorraadbeheer en bestellingen, aansturen van de schoonmaker, contact met huurbaas, werkplekinrichting

Wat we zoeken:

• Do good-mentaliteit: iemand die wil bouwen aan een duurzamere wereld
• Sterke focus op overzicht bewaren, ook bij een groot aantal projecten
• Ervaring met het communiceren op diverse niveaus (incl. C-level)
• Ervaring met de opzet, structurering en optimalisatie van processen
• Sterke communicatieve vaardigheden, verbaal en in schrift
• Sterke interpersoonlijke vaardigheden, aanpakker met lef en “can do” mentaliteit
• Analytisch, kritisch en onderzoekend
• Tech-savvy

Praktische zaken:

• Salaris: Wij bieden goed marktconform salaris.
• Afwisseling: Een uitdagende functie met veel afwisseling in het werk.
• Meeting: Alleen wanneer noodzakelijk en kort, maar krachtig.
• Office: Een slim, duurzaam en gezond kantoor in hartje Amsterdam. Een vaste thuiswerkdag? Geen probleem.
• Werkdag: We werken als team en starten uiterlijk om 9:30, maar we zijn ook flexibel naar je privésituatie. Je werkt op kantoor en hebt de mogelijkheid tot een vaste thuiswerkdag.
• Werkweek: Je kunt 32-40 uur per week werken.
• Werksfeer: Informeel, inclusief, ambitieus, eerlijk en energiek!
• Speak up: We vragen je om je mening actief uit te spreken. Over je expertise, maar óók over de andere onderdelen van ons bedrijf. Alleen op die manier weten we zeker dat iedereen wordt gehoord en we als bedrijf het snelste blijven groeien op elk vlak.
• Lunch: We verzorgen elke dag een gezamenlijke,gezonde lunch.
• Organisatie: Plat en purpose driven. We vragen initiatief, verantwoordelijkheid en bieden veel ruimte voor (persoonlijke) groei.
• Sociaal: Super belangrijk, teamwork makes the dream work. Daarom bouwen we aan een hecht team. Elke vrijdag doen we een borrel en door het jaar heen organiseren we verschillende activiteiten: van etentjes tot boottochtjes!

Wie zijn wij?

Elk gebouw slim, duurzaam en gezond, dat is onze missie. Vastgoed is verantwoordelijk voor bijna 40% van de wereldwijde emissies. Daarnaast presteert 90% van de gebouwen niet naar vermogen en 70% zelfs matig tot slecht. Dat maakt vastgoed de meest impactvolle plek om de transformatie naar een duurzame toekomst te versnellen.

Healthy Workers is met haar ESG & Building Analytics platform voor elk vastgoedbedrijf het fundament op weg naar Net-Zero en gezond vastgoed. Al je beschikbare gebouwdata; geautomatiseerd, gemonitord en geanalyseerd met onze slimme software. Zo optimaliseren we ieder gebouw voor elke klant, stap voor stap en elke dag opnieuw met besparingen tot wel 50%!