Magnet.me  -  The smart network where hbo and wo students find their internship and first job.

The smart network where hbo and wo students find their internship and first job.

This opportunity has expired. It is therefore no longer possible to like or apply.

Secretaris Financiële Administratie

Posted 27 Mar 2024
Work experience
2 to 4 years
Full-time / part-time
Full-time
Job function
Salary
€3,396 - €5,009 per month
Degree level
Required language
Dutch (Fluent)
Deadline
11 Jun 2023 00:00

Your career starts on Magnet.me

Create a profile and receive smart job recommendations based on your liked jobs.

Adviseren? Check! Netwerk opbouwen? Zeker! Managementteam ondersteunen? Absoluut! Snel schakelen tussen verschillende dossiers is dagelijkse kost. Als secretaris bij de Financiële administratie zit jij op de eerste rij. Wil je een mooie, coördinerende rol in het hart van de financiële administratie? Breng jij energie en zoek je van nature verbinding en samenwerking? Dan is ons team op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als secretaris werk je nauw samen met de afdelingsmanager en de verschillende MT leden van de Financiële Administratie (FA). Opdrachten komen dan ook vanuit verschillende kanten bij je terecht. Het is aan jou om verbinding te organiseren, overzicht te behouden en in overleg de prioritering en voortgang te bewaken. Je geeft het MT gevraagd en ongevraagd advies en je neemt deel aan het inhoudelijk deel van het MT.

Je bent vaardig in het verzamelen en analyseren van informatie over procesbeschrijvingen. Je maakt planningen en houdt deze bij, je coördineert het uitzetten van acties en bewaakt de opvolging. Je checkt of kwaliteitstoetsen zijn gedaan. Wanneer zaken anders lopen dan verwacht, dan anticipeer je hier makkelijk op. Het ene moment ben je faciliterend en het andere moment adviserend. In deze functie is het belangrijk dat je schakelt op een integere en betrouwbare wijze. Je hebt een vlotte pen en ervaring met het opstellen van adviezen, maar je stelt bijvoorbeeld ook een afdelingscommunicatieplan op. Je houdt daarbij rekening met de stakeholders. Wat hebben zij nodig en welke communicatiekanalen zijn geschikt? Je beheert de communicatiekanalen en sharepointpagina’s van de FA en je bent daarin zeer nauwkeurig.

Je bent zowel de regisseur als de helpende hand voor de managementteams van de Financiële Administratie (FA) en Transactieverwerking (TV). Je vervult een regisserende rol in het controlleroverleg, de ontwikkelagenda en heidagen. Je bewaakt afspraken en termijnen, signaleert vertragingen en draagt oplossingen aan. En natuurlijk zorg je ervoor dat betrokkenen op de hoogte zijn van belangrijke ontwikkelingen en dat ze hierover tijdig advies krijgen. Je bent een echte aanjager. Jouw resultaatgerichtheid zorgt ervoor dat zaken niet blijven hangen. De helpende hand ben je onder andere door het meeschrijven van de stukken voor de verschillende overleggremia.

Vind jij het leuk om overzicht te hebben op alle veranderingen, wil jij weten wie waarmee bezig is en een eerste stap te zetten in het invullen van de gaten rondom het beleid? Dan is dit de uitdagende functie die je zoekt!

Wat vragen wij?

Je hebt minimaal hbo werk- en denkniveau en daarmee een prima mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Je bent een kei in het opstellen van procesbeschrijvingen, werkinstructies en pragmatische adviezen. Het is mooi als je kennis van of ervaring met financieel/administratieve processen en AO/IC meeneemt of je bent in ieder geval in staat je dit snel eigen te maken.

Je kunt goed plannen en organiseren, neemt graag initiatief in het aandragen van oplossingen en beschikt over professionele integriteit. Ook beschik je over een relevant netwerk of bent in staat dit snel op te bouwen. Je realiseert je dat de lat altijd hoog ligt. Door jouw alertheid en organisatorisch vermogen heb jij je zaakjes altijd goed voor elkaar.

Je bent een teamplayer die het fijn vindt om gestructureerd te werken en je haalt hier ook je voldoening uit. Je bent gericht op verbinding en samenwerking vanuit het principe dat het geheel meer is dan de som der delen. Je hebt er geen moeite mee om mensen aan te spreken op het nakomen van afspraken.

Wat bieden wij?

Een enerverende functie waarin je de ruimte voor eigen initiatieven en de mogelijkheid hebt om mede invulling te geven aan beleidsstukken en kaders voor de FA. Je komt in een team met fijne collega’s waar een beroep wordt gedaan op je flexibiliteit en pro-activiteit. Alles in een prettige werksfeer en een open cultuur. Jouw werkomgeving is uitstekend te bereiken met het OV en het strand is altijd vlakbij, maar we geven je ook de mogelijkheid om thuis te werken. Ook is er alle ruimte om te leren en je kennis en initiatieven te ontwikkelen. Neem jij de basiskennis, ideeën en enthousiasme mee, dan leren wij jou alles om deze functie eigen te maken.

En natuurlijk kun je rekenen op:

  • een salaris van minimaal € 3.396, - en maximaal € 5.009, - per maand (schaal 10) op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
  • een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden, eventueel met een proeftijd. Daarna is er een mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Heb je bij de gemeente Den Haag een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of heb je recht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in verband met de ketenbepaling, dan behoud je je arbeidsrecht;
  • een 36-urige werkweek, met ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
  • diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
  • een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket met opname in het ABP-pensioenfonds, een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering en een individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% bovenop je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof en salaris;

Wie zijn wij?

De Financiële Administratie is verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van de financiële vastlegging binnen de gemeente Den Haag. De Financiële Administratie bestaat uit twee afdelingen, namelijk Transactieverwerking (debiteuren, crediteuren, betalen) en Administratie (grootboek, projecten, support).

De Financiële Administratie voert een actuele, kwalitatief goede en betrouwbare en rechtmatige administratie. Op basis van de informatie uit de financiële administratie kunnen de diensten en de andere partners binnen en buiten de financiële keten hun rol optimaal uitvoeren. Voor medewerkers binnen de Financiële Administratie is de afdeling een inspirerende en innovatieve werkomgeving.

De afdeling Financiële Administratie kent naast het team Projectadministratie, drie domeinteams: Team Sociaal, Team Fysiek en Team Bestuur Dienstverlening en Ondersteuning en Team Support.

We streven naar eenduidigheid en eenvoud van de financiële systemen en procedures binnen de gemeente Den Haag. De afdeling financiële administratie kijkt naar welke stappen er gemaakt kunnen worden op het gebied van uniformering, digitalisering en automatisering. Hierbij wordt de kwaliteit van de informatie steeds belangrijker.

Den Haag is een unieke stad: veelvormig, internationaal en als enige grote stad gelegen aan zee. Daar zijn we trots op!
Tegelijk hebben we de verantwoordelijkheid voor het leven en welzijn van 500.000 inwoners. Voor de leefbaarheid van een stad waar mensen met 180 verschillende nationaliteiten wonen, werken en verblijven. Dat vraagt om een open blik, initiatief en de wil om echt het verschil te maken. Werken in en voor Den Haag is #mooiwerk voor iedereen in een #bijzonderestad.

Government
Den Haag
Active in 1 country
8,000 employees
50% men - 50% women
Average age is 47 years