Secretaresse ICT unit

Door jou kunnen de researchmanagers en hun teams het werk nóg beter uitvoeren. Als secretaresse ben je daarom onmisbaar voor de ICT-unit bij TNO. Omdat je proactief mails en telefoontjes beantwoordt, afspraken plant en meetings organiseert. Maar zeker ook omdat je betrouwbaar bent, altijd klaarstaat voor collega’s en je op een fijne rustige manier zorgt dat dingen geregeld worden.

Wat ga je doen?

Jouw baan is superafwisselend: de hele dag switch je tussen verschillende taken en telkens kijk je wat waar nodig is. Hoe je je dag indeelt, bepaal je helemaal zelf. Samen met je tien collega’s van het secretariaat ondersteun je zes afdelingen en tien researchmanagers van de ICT-unit. Jij assisteert twee researchmanagers en hun team(s). Welke taken je precies oppakt is afhankelijk van de afdeling waarvoor je aan de slag gaat. Je beheert in elk geval de agenda’s en mailbox, plant en sluit aan bij (afdeling)overleggen en beantwoordt vragen, bijvoorbeeld over de TNO-systemen. Weet je het antwoord even niet? Geen probleem. Jij checkt het bij je collega’s.Jij staat altijd klaar voor de medewerkers van ICT-unit. Ook voor spoedzaken. Meldt een researchmanager zich ziek? Dan cancel je zijn of haar afspraken voor die dag. Moet er voor morgen een vergaderlocatie met lunch geregeld worden? Jij zorgt dat dit in no time is georganiseerd. Ook check je soms offertes voordat je ze verstuurt op correct Nederlands en Engels. Verder regel je alles voor nieuw personeel en handel je bestellingen af. Je bewaart altijd het overzicht, zowel voor jezelf als de researchmanagers. En zie je dat iets beter kan? Laat het horen. Wij waarderen het als je meedenkt. Daarnaast kun je, als je wilt, andere afdelings-, unit- of TNO-brede taken oppakken. Zo wordt jouw baan nooit saai!Good to know: de researchmanagers werken op locaties door heel Nederland. Zelf werk je in Groningen of Den Haag.

Wat wij van jou verwachten

Jij bent de researchmanagers en je andere collega’s vaak net een stapje voor. Doordat je kunt plannen en prioriteren als de beste, proactief werkt, ziet wat er moet gebeuren en snel schakelt tussen verschillende taken. En is iets niet haalbaar? Dan communiceer je dat helder en eerlijk. Daarbij toon je oprechte interesse in je collega’s, die – mede door jouw optimistische instelling – graag naar jou komen om iets te vragen. Je komt je afspraken na en vindt het geen punt om soms wat langer door te werken, als er een spoedklus tussendoor komt.Wat je verder meebrengt:

• Hbo-niveau.
• Ervaring als personal assistent, managementassistent of secretaresse.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat wij jou bieden

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Reiskostenvergoeding.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

TNO als werkgever

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Hoe ziet het proces eruit?

Reageren kan tot en met 11 oktober 2022. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes en in een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein kan het noodzakelijk zijn dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.

Heeft deze vacature iets bij jou losgemaakt?

Dan zien we je reactie graag tegemoet!Voor meer informatie over de baan of de procedure kun je contact met ons opnemen.

Solliciteer nu

Vragen over deze vacature?

Andreea Balau

Functie:

Hiring manager Meer over Andreea Meer over Andreea

• Standplaats:

  Den Haag - New Babylon

• E-mail:

  E-mail Andreea

• LinkedIn:

  Andreea op LinkedIn