New to Magnet.me? Sign up now to get your own personalised job matches.

Sign up

Executive Assistant Amsterdam

Job in Amsterdam, the Netherlands
Posted

Degree level

Bachelor

Job function

Administrative

Required languages

Dutch (Fluent)
English (Fluent)

Work experience

0 to 2 years

Find your job faster with a profile

Directly see your job matches and find a job that's perfect for you.

Jouw functie als Executive Assistant

Voor Deloitte Amsterdam zijn wij op zoek naar meerdere Executive Assistants voor 40 uur per week. De secretariële ondersteuning binnen Deloitte bestaat uit een groep Executive Assistants (EA) en Document Production & Services (DP&S) assistants. Deze medewerkers worden aangestuurd door een teamlead die verantwoording aflegt aan de Manager Support.

Jouw werkzaamheden als Executive Assistant

Agendabeheer/communicatie

  • Verzorgt agendabeheer (initiëren, plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming) van partner en director. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant;
  • Verzorgt mailboxbeheer (meelezen, prioriteren en afhandelen waar mogelijk) van partner en director. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant;
  • Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt op relevantie en prioriteit voor partner/director. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen;
  • Onderhoudt proactief contacten met in- en externe relaties;
  • Beschikt over een breed intern netwerk en zet dit actief in;
  • Is op de hoogte van Deloitte-brede ontwikkelingen en weet dit in een juist perspectief te plaatsen voor de (interne én externe) klant;
  • Fungeert als linking pin tussen professionals en de secretariële ondersteuning;
  • Vervult proactief een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- & externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

  • Zorgt pro-actief en zelfstandig voor voorbereiden, plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen en besprekingen;
  • Is verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van grote en internationale bijeenkomsten en evenementen. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging;
  • Bewaakt de voortgang van besluiten en actiepunten, signaleert en onderneemt zelfstandig actie richting betrokkenen;
  • Zorgt voor uitzetten en monitoren van de organisatie van kleine tot middelgrote bijeenkomsten;
  • Zorgt voor plannen en organiseren van zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.
  • Inkomende en uitgaande correspondentie: kan deze opstellen, monitoren en organiseren ook wanneer stukken zijn uitgezet bij DP&S of andere afdelingen.
  • Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
  • Stelt correspondentie op en handelt inkomende en uitgaande correspondentie af;
  • Werkt e-mails en memo’s uit;
  • Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens;
  • Bewaakt de voortgang van inkomende en uitgaande correspondentie, signaleert en onderneemt actie richting betrokkenen. Fungeert hierin als spin in het web.

Inhoudelijke ondersteuning

  • Levert zelfstandig en pro-actief inhoudelijke ondersteuning (bijv. op gebied van sales, industry, management, talent of project) op basis van specifieke opdracht van (interne) klant;
  • Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op en analyseert de informatie;
  • Het (laten) verzorgen van specifieke rapportages.

Archivering

  • Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Kwaliteit

  • Signaleert knelpunten in de uitvoering van werkzaamheden en bespreekt deze met leidinggevende;
  • Adviseert leidinggevende over oplossingen van de knelpunten en voert deze uit waar mogelijk;
  • Houdt zich bezig met de implementatie van werkprocessen en de continue optimalisatie hiervan, rekening houdend met actuele (vaktechnische) wijzigingen.

Jouw profiel als Executive Assistant

MBO/HBO werk- en denkniveau;

  • Praktijkvaardigheden met administratieve systemen;
  • Praktijkkennis met functie specifieke software en systemen, met name MS Office;
  • Praktijkvaardigheden met archivering/documentatiesystemen;
  • Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Beschikt over minimaal een aantal jaar relevante werkervaring.
  • Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld;
  • Je kunt zelfstandig en pro actief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren;
  • Je hebt zeer goede communicatie vaardigheden;
  • Je bent tactvol en assertief: in staat om duidelijke grenzen te stellen en deze helder te communiceren;
  • Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om.

Jouw werkveld: Deloitte Client Service Organisatie

Deloitte en de Client Service Organisatie (CSO) Met kantoren in heel Nederland en ruim 6500 medewerkers is Deloitte een toonaangevende organisatie op het gebied van Audit, Tax, Consulting, Financial Advisory Services (FAS) en Risk Advisory. Dat betekent dat je met ambitieuze, hoogopgeleide collega's werkt. Deloitte heeft een open en professionele bedrijfscultuur. Innovatie en eigen initiatief staan centraal. Als je bij ons aan de slag gaat, kom je te werken in een open en professionele bedrijfscultuur met veel ruimte voor innovatie en eigen initiatief.

Wij bieden een uitdagende en afwisselende fulltime functie binnen een vlot team.

Share:
Logo Deloitte
About Deloitte
to company page

Ambitious talent like you will naturally want a job with impact. Deloitte is an employer where you can make a difference. Every day, with our audits, tax and financial advice, and risk and consultancy services, we make the world safer, smarter, more efficient and more sustainable. Above all, Deloitte is an employer who looks deep into what motivates you. Because every day, we want you to be motivated to create impact for yourself, your clients, and society.

Management consulting
Rotterdam
Active in 150 countries
6,000 employees
50% men - 50% women
Average age is 32 years

What employees are saying

Henri Hambartsumyan

Manager Security & Privacy

Henri Hambartsumyan

Een bachelor in informatica, gevolgd door de fameuze Kerckhoffs master in Information Security Technology. Tijdens zijn studie ervaring opgedaan als software engineer. Wie het cv van Henri Hambartsumyan bekijkt zou verwachten dat hij inmiddels bij een groot IT-bedrijf werkt. Henri koos echter voor het Security Team van...

Victor Westra

Manager Core Audit

Victor Westra

Voor een jongen uit het Gooi ligt het niet voor de hand om in Rotterdam te gaan studeren. Victor Westra voelde zich echter meteen thuis in de stad van opgestroopte mouwen, waar hij naast zijn werk en RA-studie ook nog energie overhoudt om allerlei sociale activiteiten te...

People also viewed